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Bouygues Construction choisit iExtranet d’Oodrive

La Direction de la communication de Bouygues Construction (un des leaders mondiaux dans les domaines du bâtiment, des travaux publics, de l’électricité et de la maintenance), a sélectionné la solution iExtranet de l’éditeur Oodrive pour gérer et partager ses fichiers volumineux avec ses partenaires.Opérant dans une soixantaine de pays, Bouygues Construction conjugue la puissance d’un grand groupe avec la réactivité d’un réseau d’entreprises organisées en sept entités complémentaires. Ses savoir-faire en matière de financement, conception, construction, maintenance et exploitation lui permettent d’apporter des solutions innovantes à ses clients.

La Problématique

Optimiser la gestion et le partage de fichiers volumineux avec les prestataires.

« L’objectif était d’échanger avec nos prestataires des fichiers relativement lourds, des images notamment, rapidement et en toute sécurité. Il s’agissait aussi d’améliorer la gestion des multiples documents en créant des dossiers, et être certains que tout le monde évolue sur le même fichier et sur la dernière version de celui-ci » déclare Fabrice Marrel, Responsable de la Communication Externe de Bouygues Construction.

Auparavant, Bouygues Construction utilisait des solutions « plutôt artisanales » via un serveur FTP, dont les fonctionnalités étaient très basiques. Cette solution leur permettait d’envoyer un lien par email au destinataire pour qu’il récupère son fichier.
La Choix de la Solution

Dans le cadre d’un appel d’offres, la Direction de la communication a comparé la solution iExtranet d’Oodrive avec une autre solution du marché qui propose également de la gestion de projet en ligne.

« Cette solution présentait des fonctionnalités similaires à iExtranet, mais Oodrive nous a présenté une solution dédiée à la communication, qui prenait donc davantage en compte notre problématique. Une fonctionnalité propose par exemple de visualiser les images en diaporama, ce qui permet de faire notre choix rapidement. » souligne Fabrice Marrel.

« De plus, en termes d’ergonomie, la solution iExtranet d’Oodrive se révèle plus intuitive et plus attractive que l’autre solution. Nous avons même pu personnaliser la solution à notre image, en la customisant à notre charte graphique. L’interface, plus professionnelle, permet à nos partenaires d’évoluer dans notre propre environnement » commente-t-il.

C’est ainsi que Bouygues Construction s’est tourné vers la solution de partage de fichiers en ligne d’Oodrive : iExtranet.

« Ce qui nous a vraiment attirés, c’est la possibilité d’échanger simplement des dossiers, le versionning de fichiers, mais aussi la gestion et le contrôle des autorisations d’accès et d’action sur les fichiers en partage. En effet, du côté « administrateur », nous pouvons créer de nombreux dossiers mais nous donnons des accès limités à nos prestataires. Ainsi, chacun d’entre eux ne voit que les fichiers les concernant directement, ce qui est quasiment impossible avec un serveur FTP. En termes de confidentialité, nous avons ainsi incontestablement gagné en qualité de service. » ajoute Fabrice Marrel.

La mise en œuvre

La Direction de la communication de Bouygues Construction gère de nombreux projets d’édition. Elle a commencé à utiliser la solution iExtranet d’Oodrive en avril 2008 pour un gros projet d’édition de livre d’entreprise qui a duré un an.

Il était important de pouvoir échanger des fichiers Word sur les textes du livre mais aussi et surtout de partager un grand nombre de fichiers image en haute résolution. Le service communication externe avait besoin de stocker l’intégralité des éléments pour au moins la durée du projet. Avec iExtranet, il a été possible de déposer des images sur la plate-forme web sécurisée de partage de fichiers et l’éditeur a pu faire aisément son choix de photos. Cette solution permet aussi à Bouygues Construction d’échanger des maquettes PDF ou des projets de livres. Grâce au versioning de fichiers, le département communication était certain que chacun travaillait sur la bonne version du document.

« Aujourd’hui nous travaillons sur des projets de rapports annuels, ce sont des projets d’édition récurrents qui nécessitent 6 mois de travail. Ce sont typiquement le type de projets pour lesquels nous nous appuyons sur la solution iExtranet. » explique Fabrice Marrel.

L’adoption et la prise en main d’iExtranet au sein de l’équipe se sont faites très simplement. « Pour ma part, j’ai reçu une formation d’une demi-heure par téléphone qui a répondu à mes attentes. Ensuite, j’ai tout de suite utilisé la solution avec mes collaborateurs. C’est un outil intuitif, il s’agit d’un environnement semblable à Microsoft, donc familier. Nous nous demandions si nos prestataires allaient aussi bien se l’approprier et jusqu’à aujourd’hui nous n’avons eu aucun retour négatif. Il n’a pas été nécessaire de former mes collaborateurs ou même nos partenaires, ce qui est un avantage certain » ajoute Fabrice Marrel.

Les bénéfices

Bouygues Construction voit donc plusieurs intérêts à utiliser la solution iExtranet : l’ergonomie simple et personnalisable, l’échange de fichiers volumineux, la gestion des versions (versionning), le diaporama, la gestion des autorisations, mais aussi la possibilité d’avoir une visibilité sur l’ensemble d’un projet global.

Fabrice Marrel souligne également la possibilité qu’a l’administrateur de la solution de s’assurer de la consultation d’un document par un prestataire afin de vérifier qu’il a bien téléchargé le fichier. Bien que peu utilisée par Bouygues Construction, c’est une fonctionnalité qui peut avoir un grand intérêt lors de projets de grande envergure.

« Forcément, quand on a goûté à ce type d’outils, les solutions archaïques comme les serveurs FTP paraissent un peu dépassées. Il y a une vraie valeur ajoutée à utiliser cette solution. » conclut-il.

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