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Yooz modernise le processus achat de la Toulouse Business School

Le Client : Toulouse Business School, école supérieure de commerce

Comptant parmi les meilleures écoles de commerce, TBS forme chaque année plus de cinq mille étudiants dans ses trois campus de Toulouse, Barcelone, Casablanca et dans son antenne Parisienne. Au total, ce ne sont pas moins de 1000 documents par mois qui sont saisis et traités avec le logiciel comptable Sage 100.

Le besoin de Toulouse Business School : moderniser son processus achats

Au regard de son organisation décentralisée, le groupe a initié en 2014 une réflexion autour de la modernisation de son processus achats. C’est face à la difficulté de développer en interne une solution qui réponde aux besoins identifiés, que le Groupe TBS a recherché un produit clé en main et compatible avec les systèmes d’information existants.

La solution de dématérialisation Yooz : la performance associée à la simplicité

La solution Yooz testée en octobre 2014 puis déployée dès décembre a immédiatement fait l’unanimité tant auprès de la direction que des 150 utilisateurs de l’application. Georges Forn, Directeur des Systèmes d’Information du Groupe Toulouse Business School précise : « Nous avons immédiatement été convaincus que l’outil avait tout le potentiel et les possibilités de paramétrages nécessaires pour répondre à nos besoins ».

Concrètement, moins de deux mois ont été nécessaires pour paramétrer Yooz et mettre en place un processus PtoP, depuis la gestion des achats jusqu’au paiement des factures fournisseurs, 100 % dématérialisé. « Ce logiciel a un énorme avantage : la performance associée à la simplicité ! », précise Georges Forn.

Sur la partie achats, l’objectif était de supprimer le traitement des demandes d’achats papier pour éradiquer les problèmes associés et de mettre en place un processus homogène pour tous les services. Yooz est devenu la plateforme centralisatrice de 100 % des achats du groupe autour de dix circuits de validation distincts et des trois campus.

L’approche industrielle permise par la solution a réduit drastiquement le délai moyen de traitement d’un bon de commande d’un mois à moins de cinq jours. Le gain de temps se mesure également côté factures fournisseurs grâce au rapprochement automatique factures/commandes et à une diminution mécanique des temps de saisie induite par la technologie de reconnaissance des caractères Yooz.

La mise en œuvre de Yooz a permis d’assurer simplement et rapidement les fonctions suivantes pour satisfaire les exigences de Toulouse Business School :

  • Dématérialiser le circuit de validation des achats conduisant à l’émission des commandes fournisseurs.
  • Capturer toutes les factures entrantes (papier et électroniques) et en automatiser la reconnaissance.
  • Assurer un rapprochement factures / commandes / réceptions.
  • Déclencher les circuits de validation décisionnels adaptés.
  • Alimenter automatiquement en écritures comptables et bons à payer le système comptable existant : Sage.
  • Archiver électroniquement tous les documents traités pour faciliter les recherches ultérieures

Les bénéfices de Yooz : gains de productivité et meilleure rigueur de gestion

En quelques mois, Toulouse Business School tire un bilan très positif :

  • Homogénéisation et structuration de ses processus.
  • Réduction des délais de traitement sur l’ensemble de la chaîne.
  • Renforcement de la traçabilité.
  • Archivage centralisé de tous les documents sous forme électronique et accès en temps réel.
  • Amélioration du confort de travail de ses collaborateurs.

Georges Forn précise : « La simplicité de l’outil nous a permis d’accéder rapidement à des gains de productivité substantiels associés à une meilleure rigueur de gestion. »

Magali Michel, Directrice de Yooz : « D’ores et déjà, plusieurs campus s’appuient sur Yooz pour piloter leur processus PtoP. Nous poursuivons nos investissements technologiques pour continuer à accompagner ces Ecoles dans leur démarche d’optimisation afin de pérenniser notre position d’acteur de référence sur le sujet de la dématérialisation des processus »

En savoir plus : www.yooz.fr

Henry-Michel Rozenblum
Délégué Général de EuroCloud France --- Henry-Michel est également le Délégué Général de EuroCloud France, association composée de 210 entreprises du Cloud Computing en France.

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