Alain Afflelou accélère et sécurise la digitalisation des relations avec son réseau de franchisés grâce à Oodrive

Le Client : Alain Afflelou, groupe de magasins d’optique

La success story d’Alain Afflelou démarre en 1972 lorsque ce dernier ouvre son premier magasin à Bouscat, dans la banlieue de Bordeaux. 45 ans plus tard, le groupe affiche 1400 magasins, une présence dans 15 pays et devient ainsi le premier franchiseur d’Europe.

Le besoin : digitaliser et sécuriser les échanges avec son réseau de franchisés

En  février 2016, le groupe a souhaité accélérer sa digitalisation, mais également sécuriser ses échanges avec son réseau de franchisés. La chaine de magasins d’optique décide alors d’une part de dématérialiser le processus de contractualisation en y intégrant la signature électronique et d’autre part de proposer de nouveaux outils de partage de documents en entreprise.

Le groupe n’avait pas de solution « officielle » pour partager des fichiers volumineux. Les collaborateurs pouvaient donc être tentés de recourir aux outils de partage utilisés dans leur sphère privée. Cette pratique est certes confortable pour les utilisateurs mais peut aussi présenter un risque pour l’entreprise.

La solution : la signature électronique et le partage de fichiers volumineux

La signature du contrat est une étape cruciale au développement des franchises. L’acte de signature vaut acceptation des conditions précitées au contrat régissant la relation franchiseur-franchisé. Tout l’enjeu pour le groupe Alain Afflelou est alors de remplacer la signature manuscrite par un procédé électronique offrant des garanties au moins similaires à celles apportées par le procédé traditionnel. Le sujet est nouveau pour la DSI qui choisit Oodrive, notamment pour sa maîtrise de l’environnement légal. La chaine de magasins décide de mettre en place une signature électronique pouvant servir de preuve en cas de litige et répondant aux exigences légales d’identification du signataire et d’intégrité du document signé.

En ce qui concerne le partage de documents, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) s’est tournée vers PostFiles, une solution dédiée aux professionnels permettant de contrôler l’accès aux documents partagés et de piloter l’activité des utilisateurs. L’outil d’Oodrive a été déployé en premier lieu au sein de la direction juridique. En effet, les fichiers volumineux échangés par les employés du service comportaient tous un caractère confidentiel.

Les bénéfices : améliorer le processus de gestion des contrats et renforcer la maitrise du système d’information

En déployant CertSign au sein de sa direction juridique et de réseau, le groupe Alain Afflelou a réduit le nombre d’allers-retours et de manipulations nécessaires à l’établissement d’un contrat avec le franchisé. Les contrats ne sont plus envoyés par recommandé mais mis à disposition sur un portail sécurisé. Grâce au développement d’APIs, les documents sont signés par les franchisés et contresignés au niveau du groupe directement sur la plateforme. La mise en place de CertSign facilite aussi le suivi opéré par la direction juridique du groupe. Une vue global sur tous les contrats et leur état optimise le processus de relance. Avec près de 3000 contrats signés par an en France, grâce à la signature électronique, Alain Afflelou précise que le temps de traitement et de gestion a été divisé par trois.

« Avant d’intégrer la solution CertSign, la gestion des contrats était chronophage et coûteuse, désormais nous disposons d’une solution totalement intégrée dans le quotidien de la direction juridique et de nos franchisés. Nous envisageons d’étendre la solution à d’autres documents que nous émettons et qui sont concernés par la signature », témoigne Ludovic Tassy, Directeur des Systèmes d’Information du groupe Afflelou.

Aujourd’hui, une centaine de collaborateurs du service juridique utilisent la solution de partage d’Oodrive. « Grâce au plugin Outlook, les utilisateurs se servent de PostFiles sans vraiment s’en rendre compte car lorsqu’ils ajoutent une pièce jointe à leur email, PostFiles prend le relais sans que l’utilisateur n’ait à intervenir », précise Ludovic Tassy. L’objectif de la DSI est désormais d’étendre son utilisation à l’ensemble des départements.

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