Groupe multilingues et multi-sociétés, Getlink fait voyager ses factures fournisseurs 2 fois plus vite grâce à Esker

LE CLIENT

Getlink (Euronext Paris : GET et London Stock Exchange : GETS) précédemment Groupe Eurotunnel, gère l’infrastructure du Tunnel sous la Manche et exploite deux types de navettes, des navettes fret transportant des camions et des navettes passagers dédiées aux voitures et aux autocars, entre Coquelles (France) et Folkestone (Grande-Bretagne). Eurotunnel est titulaire jusqu’en 2086 de la concession du tunnel sous la Manche. En 23 ans, près de 400 millions de voyageurs ont emprunté le Tunnel. Cette liaison terrestre unique est devenue un lien vital entre le continent et le Royaume-Uni.

Getlink exerce également une activité de fret ferroviaire au travers de sa filiale Europorte, qui propose une large gamme de services de fret ferroviaire intégrés et opère une interconnexion électrique au travers de sa filiale ElecLink.

LE CONTEXTE

Acteur majeur du transport ferroviaire entre la France et le Royaume-Unis, Getlink, précédemment Groupe Eurotunnel, se compose d’une quinzaine de sociétés réparties des deux côtés de la Manche.

À la recherche d’une solution commune à toutes ses filiales et interfacée avec son ERP SAP, le groupe a confié à Esker la dématérialisation de ses 60 000 factures fournisseurs (services, stocks, frais généraux, taxes, avec ou sans bon de commande) jusque-là gérées de manière manuelle.

DES FOURNISSEURS MOTEURS DE LA DÉMATÉRIALISATION

La réception des factures fournisseurs est centralisée à Calais. Les factures reçues par courrier ou e-mail sont enregistrées sur Esker et automatiquement consolidées avec le bon de commande SAP si existant. En cas de non-conformité, écart de prix ou différence de quantités, la facture est envoyée en validation auprès du demandeur ou de l’approbateur tels qu’ils ont été définis par le workflow. Le traitement et la validation des factures, qui prenait auparavant entre 2 et 3 heures par jour, est ainsi réduit à 1 heure grâce à Esker.

Les fournisseurs de Getlink ont également rapidement compris l’intérêt de la mise en place d’une solution de dématérialisation. Outre la rapidité de paiement, la solution a permis un meilleur niveau d’information de toutes les parties prenantes du processus et une plus grande fluidité dans les échanges ce qui a amélioré et optimisé de façon considérable la gestion des factures et la relation fournisseurs.

Esker nous a proposé un outil en SaaS pour plus de souplesse et surtout compatible avec les langues et législations internationales. La mobilité, grâce à l’application Esker Anywhere, faisait également partie de nos critères indispensables au même titre que la gestion des factures avec ou sans bon de commande et le respect des contraintes de la piste d’audit fiable. » Audrey Willot, Responsable Comptabilité, Getlink.

DES BÉNÉFICES POUR L’ENSEMBLE DE LA CHAÎNE COMPTABLE

Déployée en seulement quelques mois, les 15 entreprises du groupe disposent désormais d’une seule et même solution de dématérialisation de leurs factures fournisseurs connectée en synchrone à leur ERP SAP. La solution Esker est désormais utilisée par plus de 600 collaborateurs dont 80 valideurs, avec les bénéfices suivants :

  • Un temps de prise en charge des factures diminué de 50%,
  • Une grande variété de factures pouvant être traitées (services, frais généraux, taxes, avec ou sans bon de commande),
  • Une meilleure visibilité et traçabilité du workflow pour toutes les parties prenantes,
  • Un système de relances automatisé facilitant le suivi et le paiement des factures,
  • Une mise en conformité avec les règlementations de piste d’audit fiable,
  • Un suivi plus précis grâce aux tableaux de bord et à leurs indicateurs personnalisés,
  • Une gestion internationale et multi-sociétés facilitée.

Grâce à Esker, l’image de la facture est partagée en temps réel avec toutes les parties prenantes du processus. Nous perdons moins de temps à faire circuler des doublons de factures et notre processus est beaucoup plus fluide et transparent. » Audrey Willot, Responsable Comptabilité, Getlink.

En savoir plus : Dématérialisation des factures fournisseurs en mode Cloud

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