Le groupe Michael Page, leader mondial du conseil en recrutement de cadres, a choisi les solutions d’Esker en Espagne, au Portugal et en Turquie pour automatiser la réception et l’envoi de ses documents de gestion par fax et par courrier.Problématique
Confronté à une forte croissance de ses échanges de documents, Michael Page a souhaité optimiser leur traitement afin de répondre aux critères de productivité du groupe.
Afin d’automatiser ces processus et de se doter d’une infrastructure industrielle, Michael Page a choisi les solutions et services d’Esker qui offrent une plate-forme unique pour simplifier les processus de gestion documentaire.
Mise en œuvre
Débuté en septembre 2007, le projet d’automatisation des processus documentaires s’est déroulé en deux phases :
▪ L’intégration fax / e-mail : dans un premier temps, Michael Page a procédé à l’envoi et à la réception de
documents par fax sur IP (FoIP) pour les bureaux espagnols et portugais. Profitant de l’infrastructure de Voix sur IP (VoIP) existante, la solution Esker Fax pour Microsoft Exchange a pu être intégrée, permettant ainsi l’envoi et la réception de 36 000 fax par an directement depuis Outlook. Dans un second temps, la gestion des fax avec Esker a également été mise en oeuvre en Turquie.
▪ L’externalisation de l’envoi des factures : débutée en 2008, la deuxième phase a permis d’externaliser l’envoi des factures clients en Espagne avec le service Courrier on Demand. Les factures sont mises en forme par la solution Esker DeliveryWare, puis envoyées vers le centre de production d’Esker en Espagne
où elles sont imprimées, mises sous pli, affranchies et remises en poste. Michael Page reçoit ensuite les notifications correspondantes de réception et/ou de non-réception de chacune de ces factures.
Bénéfices
En automatisant l’envoi de plus de 36 000 fax avec la solution Esker Fax et en externalisant l’envoi de 12 000 factures par an via le service Courrier on Demand, le groupe Michael Page a réduit de manière conséquente sa consommation de papier ainsi que ses frais d’exploitation.
« Grâce aux 12 000 factures que nous allons envoyer chaque année via le service Courrier on Demand, en plus des 36 000 fax reçus ou envoyés avec Esker, nous réalisons des économies considérables : 240 kg de papier, soit l’équivalent de quatre arbres, ainsi que des milliers d’euros en cartouches d’encre et en maintenance des machines. Et surtout, nous améliorons notre productivité en réduisant le temps consacré à la gestion, à la production et à l’envoi de ces factures » explique José Ramón Muñoz, directeur informatique du groupe Michael Page pour l’Europe du Sud.
Face au succès de ces premières installations et grâce à la facilité avec laquelle le système permet de traiter les documents, Michael Page étend aujourd’hui l’utilisation des solutions aux filiales italiennes et portugaises pour l’envoi des factures clients par courrier.
« Chez Michael Page, nous avons toujours opté pour la technologie. Grâce à Esker, l’envoi de documents par fax intégré, e-mail et courrier externalisé nous permet gagner en productivité, de réduire nos frais généraux et nous engage dans une démarche de développement durable en réduisant notre consommation de papier et de consommables » conclut José Ramón Muñoz, directeur informatique du groupe Michael Page pour l’Europe du Sud.