KDS, leader international des solutions SaaS de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, annonce le lancement d’un nouveau module de facturation pour sa solution KDS Corporate. Cartes logées et facturations peuvent désormais être ventilées par voyageur, pour un meilleur contrôle des dépenses et plus d’économies.Avec ce nouveau module, KDS Corporate complète et boucle l’ensemble des processus liés aux voyages d’affaires : de la planification et réservation d’un déplacement, au paiement des factures et remboursement des notes de frais.
Le nouveau module de facturation de KDS répond à un besoin important des Responsables Achats: connaitre le coût total d’un voyage d’affaires. Cette solution end-to-end (de bout en bout) permet aux entreprises de réduire le temps et les efforts nécessaires pour réconcilier factures et dépenses .
Ce module permet de réconcilier les factures des fournisseurs avec les notes de frais des employés tout en facilitant la gestion des voyages et des notes de frais.
Les frais occasionnés lors d’un voyage d’affaires sont réglés en cartes de crédit (personnelles ou professionnelles), cartes logées ou en liquide. Le travail des services achats et financiers est alors de comprendre qui dépense quel montant pour quel service. Faire un tel travail sur une longue liste de dépenses et de notes de frais pour une multitude de voyageurs à travers une facture fournisseur unique – qui peut porter sur les billets d’avions, hôtels, locations de voitures et toutes autres dépenses voyages – se révèle être jusqu’à présent une tâche longue et fastidieuse.
Les cartes logées (numéro de compte implanté dans une agence de voyages) sont des produits qui centralisent les paiements pour les achats des services voyages. Même si les cartes logées ont permis de grandement simplifier la gestion des dépenses et des déplacements professionnels, la réconciliation entre les factures de ces cartes et les réservations effectuées par le voyageur est optimisée et simplifiée via le nouveau module de facturation KDS.
Mais durant un déplacement professionnel, toutes les dépenses ne sont pas payées par cartes bancaires ou cartes d’affaires. Les entreprises ont des contrats directs avec des fournisseurs tels que les hôteliers, les compagnies ferroviaires ou les loueurs voitures. Ces contrats négociés permettent aux entreprises de bénéficier de prix plus bas et simplifie la gestion administratifs. Décomposer ces factures pour chaque employé peut être une tâche qui demande beaucoup de temps. Le module de facturation de KDS Corporate simplifie ce processus et permet de réconcilier les notes de frais des employés et les factures des fournisseurs.