Esker, un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de dématérialisation des échanges de documents, annonce la sortie de son offre de dématérialisation des commandes clients en mode SaaS (Software as a Service). Avec cette nouvelle solution, Esker propose aux entreprises une véritable alternative aux offres logicielles traditionnelles pour automatiser le traitement des bons de commandes. Une simple connexion Internet suffit pour bénéficier des économies et des gains de productivité apportés par la dématérialisation de ce type de documents.Malgré l’avènement de l’EDI* ou des plateformes d’échanges électroniques, la majorité des entreprises reçoivent encore leurs bons de commandes par fax ou par e-mail. Face à la multitude des médias de réception (fax, e-mail, courrier, EDI…), le traitement des bons de commandes devient de plus en plus complexe alors même qu’il constitue un processus critique en termes de respect des engagements de satisfaction clients, de chiffre d’affaires ou encore d’avantage concurrentiel.
Destinée à tous les acteurs du processus de gestion clients (Direction Financière, Direction des Opérations, Service Administration des Ventes, Service Clients), la nouvelle offre d’Esker, en mode SaaS, apporte une réponse innovante pour dématérialiser le traitement des commandes clients.
Cette nouvelle solution de dématérialisation à la demande gère l’intégralité du traitement des commandes clients :
_ Réception automatique des commandes clients par fax (numéros fournis par Esker), e-mail ou au format EDI.
_ Extraction automatique des données : la solution capture automatiquement les données contenues dans les bons de commandes reçus. Les technologies de LAD / RAD sont mises en oeuvre lorsque les documents sont au format image (fax ou PDF image).
_ Affectation des commandes à traiter : les commandes sont automatiquement transmises aux différentes personnes en charge de les traiter, en fonction de l’entreprise cliente, de la ligne de produit et de la priorité.
_ Worflow de validation et traitement : la commande est présentée pour validation à la personne en charge de son traitement ou automatiquement analysée et mise à disposition dans l’ERP si aucune exception n’est détectée par le système.
_ Traçabilité et reporting : la solution fournit aux utilisateurs et responsables une interface de suivi des commandes en temps réel, dès leur arrivée, ainsi que des outils de reporting permettant d’analyser en détail l’ensemble du processus et notamment le temps moyen de traitement des commandes, les performances individuelles de chaque membre de l’équipe, les volumes, etc.
_ Archivage : enfin, les commandes sont archivées automatiquement, au format électronique, et consultables en ligne pendant 10 ans.
En supprimant la saisie manuelle du processus de traitement des commandes, la mise en oeuvre d’une solution de dématérialisation permet un retour sur investissement immédiat :
_ Jusqu’à 70 % de réduction des coûts de traitement du processus de commandes clients
_ Jusqu’à 65 % de gain de temps dans la réception et la saisie des commandes clients
_ Amélioration des flux de trésorerie et accélération des encaissements
_ Réduction des coûts de stockage des documents avec l’archivage électronique
_ Jusqu’à 99 % de gain de précision dans la saisie des données
_ Jusqu’à 65 % de temps homme libéré
_ Amélioration des délais de livraison
_ Amélioration de la satisfaction client
Selon une étude réalisée en 2009 par Forrester auprès d’une multinationale utilisant les solutions de traitement des bons de commandes d’Esker, le retour sur investissement a été atteint moins de onze mois après le déploiement avec des économies estimées à plus de 5 millions de dollars : gains de productivité, réduction de la consommation de papier, limitation du stockage de documents, etc…
Prix : à partir de 0,6 € HT par bon de commande, incluant le traitement et l’archivage long terme (dégressif en fonction du volume)