Oenobiol choisit iExtranet d’Oodrive pour la gestion de ses fichiers volumineux au sein des départements Marketing International et Affaires Règlementaires Internationales
Dans le cadre de la gestion règlementaire et du marketing à l’international, la société Oenobiol utilise la solution iExtranet d’Oodrive pour le partage et la gestion de ses documents volumineux avec l’ensemble de ses partenaires extérieurs.
Oenobiol fabrique des compléments alimentaires de beauté depuis sa création en 1985 par le docteur Marie Béjot. Oenobiol s’adresse aux femmes ayant un statut nutritionnel inadéquat retentissant sur leur beauté et leur bien-être. Oenobiol innove par son approche synergique: une information nutritionnelle permettant d’effectuer des choix judicieux et des
compléments de beauté efficaces et sûrs. Racheté en 2009 par Sanofi Aventis, Oenobiol c’est plus de 50 millions de chiffre d’affaire pour près de 50 employés. Aujourd’hui la marque est présente à l’international dans plus de 15 pays dont l’Italie,
l’Espagne, la Belgique, la Pologne, le Canada…
Oodrive, éditeur de solutions SaaS soutenu par le fonds d’investissements Iris Capital, développe pour les professionnels des solutions ECM (Enterprise Content Management) dédiées à la sécurisation et à l’échange de fichiers : AdBackup, service de télé-sauvegarde distribué via un réseau de 800 revendeurs, iExtranet et PostFiles, solutions de partage de fichiers et de collaboration en ligne utilisées par plus de 3 500 sociétés (PME et grands comptes) et Mayetic, intranet collaboratif.
Oodrive emploie 100 personnes en France, en Belgique et en Espagne, dont 40 en R&D, et ses solutions sont utilisées dans plus de 90 pays à travers le monde. Pour en savoir plus : www.oodrive.com et www.oodrive-collaboration.com.
Problématique
La recherche d’une solution sécurisée pour un partage international optimal des informations
C’est ainsi qu’est née la nécessité d’avoir un outil sécurisé et sans limite de stockage pour les échanges de fichiers à l’international. « Au départ, nous avions un serveur FTP pour envoyer des fichiers à nos interlocuteurs externes, mais l’accès n’était vraiment pas sécurisé, ce qui pouvait être préjudiciable pour l’activité entière d’Oenobiol, par exemple lorsqu’il s’agit de la composition de nos produits » explique Stéphanie Molveaux, Chargée d’Affaires Règlementaires Internationales d’Oenobiol.
« Nous avons une messagerie qui est limitée à 2 Mo en ce qui concerne l’envoi et la réception de pièces jointes. Nous avions donc besoin d’un nouvel outil pour pouvoir envoyer des documents parfois très lourds, voire en partager plusieurs en un seul envoi » ajoute Floriane Huret, Chargée du Marketing International Export d’Oenobiol.
Oenobiol recherchait donc une solution sécurisée afin de partager à l’international des informations parfois confidentielles, mais sans toutefois qu’elles restent disponibles durablement, en ne laissant les partenaires extérieurs les consulter que 10 ou 20 fois, par exemple.
Solution
iExtranet, une réponse efficace aux besoins d’Oenobiol à l’international
Stéphanie Molveaux a découvert iExtranet, solution de partage de fichiers et de collaboration en ligne éditée par le Groupe Oodrive, suite à une démonstration commerciale personnalisée.
« Notre serveur n’était pas assez sécurisé et l’ergonomie était peu conviviale. Or le produit qui nous a été présenté par Oodrive, bénéficiait d’une interface vraiment agréable, facile d’utilisation, et qui pouvait être personnalisée selon la chartre graphique d’Oenobiol. C’était d’autant plus intéressant pour nous qui sommes une marque de beauté, de pouvoir avoir un extranet esthétique, efficace, sécurisé et personnalisé à notre image. C’est pourquoi nous avons choisi la solution iExtranet d’Oodrive » commente Stéphanie Molveaux.
Les besoins étant similaires en termes d’échanges sécurisés de fichiers volumineux, iExtranet est aujourd’hui utilisé dans différents départements d’Oenobiol, notamment le service Affaires règlementaires internationales, mais aussi par l’ensemble des services Marketing nationaux et internationaux d’Oenobiol.
Bénéfices
« Avec iExtranet, nous pouvons partager de nombreux documents et visuels en un seul envoi, ce qui représente un véritable gain de temps. La solution permet également de contrôler la durée d’accès aux informations et nous pouvons aussi vérifier que les documents ont bien été téléchargés par les destinataires. Nous avons ainsi un outil de suivi véritablement efficace qui évite les retards dans les projets menés » souligne Floriane Huret.
« Pour les Affaires réglementaires, très souvent, nous avons besoin d’envoyer des dossiers complets qui sont ensuite soumis aux autorités des pays avec qui nous travaillons. Selon ces derniers, qui ont besoin de plus ou moins d’informations, la solution iExtranet permet d’envoyer toutes les données demandées en une seule fois, et en toute confidentialité. Ainsi, nous déposons le dossier complet sur notre plate-forme iExtranet et nous envoyons une notification au destinataire pour qu’il le télécharge. Un gain de temps et une efficacité accrue, qui évitent les détours administratifs habituels. » conclut Stéphanie Molveaux.