par Christophe Quester
La gestion des notes de frais de déplacement est un gisement d’économies très important pour l’Etat. La mise en place de solutions intégrées en mode Saas couplée à une dématérialisation des processus abaisse les couts de traitement et offre des capacités d’analyse digne de la gestion prévisionnelle« Dernièrement, après une interruption volontaire d’Ulysse, les gens ont râlé au téléphone car, durant le week end, ils n’ont pas pu traiter leurs notes de frais relatives au déplacement, » raconte Jean-Paul Besson, chef de projet maîtrise d’œuvre Chorus au sein du ministère de l’éducation nationale. Editée par l’américain Concur, après son rachat d’Etap-Online, Ulysse Travel & Expense est une solution Saas pour la gestion des frais professionnels liés aux déplacements. Depuis l’automne 2009, le ministère de l’éducation a mis en place la dématérialisation des frais de missions. « Au commencement, nous traitions entre 150 et 180 000 états de frais dans Chorus, désormais, nous en traitons 700 0000 par mois, » précise Jean-Paul Besson. « Il y a eu quelques réticences au départ car cela change les habitudes de travail, mais la dématérialisation est rentrée dans les mœurs. »
Un gisement d’économies très important
La dématérialisation des frais de mission consiste en une mise en place de processus de validation et d’envoi de fichiers relatifs aux différents éléments des déplacements afférents à un déplacement. Elle n’est possible qu’en se basant sur une solution informatique centralisée, mais accessible par toutes les parties prenantes depuis n’importe quel poste, soit une solution Saas. Celle-ci permet ainsi de déporter une partie du traitement des frais de missions par les personnels concernés, en intégrant la gestion proprement dite avec les réservations (hôtels, trains, avions…).Ainsi, le département du Nord, qui utilise également Ulysse Travel & Expense, estime qu’avec la dématérialisation, le traitement des frais de gestion pour un ordre de mission est passé de 80 euros à 35 euros. « Lors du déploiement d’Ulysse en 2005, nous avons ressenti une grosse déception de ne pas pouvoir dématérialiser les flux de gestion vers les comptables. Etap Online a alors favorisé, en 2008, notre rapprochement avec le pôle dématérialisation de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques), » se souvient Cathy Domingues, chef de projet Ulysse et dématérialisation au Département du Nord. « Attention, » précise Jean-Paul Besson, « la dématérialisation signifie plutôt une non matérialisation. On ne scanne rien, c’est la dernière validation dans Ulysse qui fait foi. Cela implique un changement des procédures de contrôle, scanner un ticket de bus, par exemple, couterait beaucoup plus que les économies dégagées. »
Une analyse renforcée
Beaucoup d’organismes du secteurs publics sont donc clients de la solution Concur Etap Online, dont le premier déploiement date de 2001. Pourtant, la dématérialisation n’est pas effective partout et pas encore totale. Mais les avantages sont au rendez-vous. Au-delà des économies, la traçabilité de l’avancement du dossier, rendue possible grâce au mode Saas, permet d’accélérer son traitement. « Et puis les arbitrages sont plus rapides, un décisionnaire peut refuser des ordres de mission car il est capable de voir si une conférence téléphonique est possible ou non, car un coût prévisionnel peut y être affecté et consulté en un clin d’œil, » souligne Jean-Paul Besson.