GTM TP Lyon (Vinci Construction France) choisit iExtranet d’Oodrive pour la gestion de ses fichiers lors du traitement de ses appels d’offresNuméro un français du BTP, Vinci Construction France s’appuie sur un réseau de 500 centres de profit et les savoir-faire de plus de 27000 collaborateurs dans les métiers du bâtiment, des travaux publics, de l’hydraulique et des services. Le groupe dispose ainsi d’une expertise d’ensemblier associant la conception, le financement, la réalisation, l’exploitation et la maintenance de projets de construction ou d’aménagement.
Oodrive, éditeur de solutions SaaS soutenu par le fonds d’investissements Iris Capital, développe pour les professionnels des solutions ECM (Enterprise Content Management) dédiées à la sécurisation et à l’échange de fichiers : AdBackup, service de télé-sauvegarde distribué via un réseau de 800 revendeurs, iExtranet et PostFiles, solutions de partage de fichiers et de collaboration en ligne utilisées par plus de 3 500 sociétés (PME et grands comptes) et Mayetic, intranet collaboratif. Aujourd’hui, Oodrive emploie 100 personnes en France, en Belgique et en Espagne, dont 40 en R&D, et ses solutions sont utilisées dans plus de 90 pays à travers le monde.
Dans le cadre de réponses aux appels d’offre, Guillaume Lefebvre, Directeur
Commercial et Etudes de GTM TP Lyon (Vinci Construction France) utilise la solution iExtranet d’Oodrive pour le partage et la gestion de documents volumineux avec l’ensemble de ses collaborateurs et partenaires extérieurs.
Problematique
GTM TP Lyon travaille sur de grands projets d’infrastructures de génie civil, routiers et autoroutiers ainsi que d’aménagements des lignes à grandes vitesses. « Nous travaillons essentiellement sur de gros projets d’ouvrage d’art, via des appels d’offre classiques ou de conception et réalisation. » explique Guillaume Lefebvre.
Ces appels d’offre nécessitent la mobilisation d’un certain nombre d’acteurs tels que des bureaux de génie civil, des bureaux d’études, des architectes, des experts, des paysagistes, et d’autres spécialistes ponctuels. La multiplicité de ces intervenants engendre un nombre important de sociétés à gérer, dispersées géographiquement en France.
« Nous devons concevoir le projet de A à Z dans un laps de temps réduit. Nous avons donc besoin d’avoir des outils performants pour fédérer les différents acteurs du projet et échanger des informations de manière efficace » commente Guillaume Lefebvre.
Le choix de la solution
La Direction commerciale de GTM TP Lyon a comparé plusieurs solutions. C’est ainsi que la société s’est tournée vers la solution iExtranet d’Oodrive estimant avoir le meilleur rapport qualité prix. « iExtranet répond parfaitement à notre besoin. Simple et très proche des environnements informatiques d’usage, cette solution est facilement intégrée au sein des projets, avec un prix tout à fait correct, qui ne dépend pas du nombre d’utilisateurs. » ajoute-t-il.
L’une des principales exigences de GTM TP Lyon était de trouver une solution simple d’utilisation. Les différents utilisateurs devaient pouvoir l’adopter très facilement et rapidement, qu’ils soient experts, ou plus souvent néophytes en informatique. Ils ne souhaitaient pas la mise en place d’une logistique lourde pour devoir former les différents utilisateurs géographiquement dispersés. iExtranet a répondu à leur attentes avec son interface multilingue, intuitive et familière, proche des interfaces bureautiques courantes.
Mise en oeuvre
Depuis l’été 2008, GTM TP Lyon utilise donc la solution de partage et de travail collaboratif iExtranet d’Oodrive pour résoudre leur problématique d’échanges et d’organisation des fichiers en interne, mais également avec des partenaires de Vinci Construction, voire même souvent avec de nouveaux partenaires externes.
Bénefices
« Ces partages de fichiers d’une capacité importante posaient des problèmes d’échange via des boites e-mail classiques. iExtranet permet non seulement de partager des fichiers lourds de tous types, mais aussi de toujours travailler sur la dernière version du document conservée sur la plate-forme web. » commente Guillaume Lefebvre.
« Le principal atout de cette solution en mode SaaS est qu’elle est accessible de n’importe où. En effet, même si l’un des acteurs n’est pas dans son bureau, il suffit d’une connexion Internet pour avoir accès à la plate-forme web grâce à leur identifiant. Dans ce métier, nous ne sommes pas toujours derrière notre bureau : avoir accès en temps réel à l’information est un vrai gain de temps ! » souligne Guillaume Lefebvre.
Il souligne également la possibilité de générer des envois de fichiers ou dossiers par e-mail qui permettent de transférer des documents très volumineux sans saturer les comptes de messagerie des interlocuteurs. « Nous pouvons adresser des e-mails à des personnes qui ne font pas forcément partie du projet, sans qu’ils aient accès à l’ensemble des informations conservées sur la plate-forme iExtranet. Il s’agit d’une fonctionnalité intéressante pour transférer des informations en même temps à des interlocuteurs différents qui ont des droits d’accès variés. De plus, l’administrateur jouit d’une traçabilité efficace des échanges. Il peut savoir grâce au suivi des partages, si le document a été consulté, quand et par qui, ce qui permet de limiter les retards de traitement des informations. » conclut-il.
Pour plus d’information, consultez www.vinci-construction.com/vinci-construction.nsf/fr/index.htm.