Le CG 47 a décidé de recourir à des solutions hébergées pour finaliser un processus de dématérialisation des actes de gestion, de bout en bout, et faciliter la vie de ses élus.
« Fin septembre, je travaillais à la permanence avec la suppléante. Un citoyen m’a demandé s’il existait une aide pour une mise en conformité des cuves pour les stations-services en zone rurale. J’ai consulté la base de données des documents administratifs sur mon iPad et j’ai retrouvé une aide votée en mars dernier, » raconte Michel Esteban, Vice-Président du Conseil Général du Lot et Garonne. Un exercice qui ne lui a pris que quelques minutes, alors qu’auparavant cela aurait demandé deux ou trois jours. Avant, c’était au temps pas si lointain où les actes de gestion du Conseil Général n’était pas entièrement dématérialisés.
Dématérialisation complète de la chaîne de traitement
En 2008, sous l’impulsion de Michel Esteban, nouvellement élu, consultant informatique de son état, et de David Belbès, responsable des systèmes informatiques du Conseil Général, la dématérialisation complète de la chaine de traitement des actes de gestion, déjà enclenchée, a connu une réelle accélération. Paiement du RSA, marchés publics, règlements de la CAF… tous les flux de données auparavant traités via des documents papiers ont été numérisés. La transmission à la préfecture pour le contrôle de la légalité des actes a également été dématérialisée. « C’était incongru, puisqu’il fallait rematérialiser les documents pour qu’ils puissent être traités, » souligne Michel Esteban. Une fois l’infrastructure informatique développée pour arriver à ce résultat, des solutions Saas ont été mises en place pour faciliter le travail des élus du Conseil Général. Ainsi, une application (Kiosk Elu) développée par l’éditeur Qualigraf récupère les différents éléments pour générer les ordres du jour, assembler les recueils complets de séance, et envoyer les convocations dans la "K Box" des élus. La K Box est une application Saas dont une version a été spécifiquement développée pour l’envoi de documents pdf volumineux sur iPad. Enfin, le Conseil Général fait appel à une autre application Saas, développée par la CDC, pour authentifier les documents transmis par le biais d’un tiers de confiance électronique. « Au départ, les premières tablettes utilisées n’ont pas donné satisfaction. Nous sommes alors passé par une phase transitoire de réflexion quant à l’utilisation de PC portables. Mais leur configuration peut être modifiée trop aisément. Nous sommes donc en train de tester les tablettes d’Apple, » précise Michel Esteban.
Une rentabilité dès la première année
Avec l’envoi de documents administratif à 340 collectivités différentes, « servant le plus souvent à caler des meubles » et l’organisation des sessions de vote une fois par mois pour les élus, le dispositif de dématérialisation à destination des élus sera amorti en un an, compte tenu de l’économie réalisée sur les frais postaux. Sans compter le confort d’utilisation pour les élus qui peuvent consulter à tout moment, sous réserve d’une connexion wifi, l’ensemble de la base documentaire dématérialisée, et, donc, par voie de conséquence, l’amélioration du service rendu aux citoyens. Le Conseil Général réfléchit d’ailleurs à l’utilisation de ces technologies pour la gestion des collèges et des activités de tourisme.