« En dématérialisant le traitement de nos factures entrantes, nous voulions gagner du temps et optimiser le délai d’enregistrement, » affirme Laurent Jullien, comptable de la ville de Viroflay.
Cette commune de 16500 habitants avait déjà entamé un processus de dématérialisation de La chaine de gestion de la facture fournisseurs, de son arrivée jusqu’à son paiement par le Trésorier Payeur, il y a déjà deux ans, avec la mise en place de l’ERP spécialisé Civil Finances édité par la société Ciril. Mais l’entrée des factures dans la chaîne se faisait encore manuellement. « Nous traitons entre 30 et 50 factures fournisseurs par jour, ce qui peut représenter entre 2 et 3 heures de saisies quotidiennes, » précise Brigitte Magne, directrice générale adjointe de la ville de Viroflay. Au cours de l’été dernier, elle lance un appel d’offre pour automatiser le traitement des factures entrantes. C’est Yooz, unité Saas de l’éditeur Itesoft qui est retenu. « C’est d’abord le prix proposé, puis la rapidité de la prise en main de la slution, et, enfin, le mode de paiement par abonnement, qui ont prévalu dans notre choix, » souligne Brigitte Magne. « Le dernier point nous dispensant d’investir dans l’achat de licence et de résilier le contrat avec Yooz quand nous le désirons. »
Concrètement, à l’arrivée du courrier, les factures sont scannées par l’intermédiaire d’un photocopieur multifonction, relié à Internet. Le document obtenu au format tif est envoyé sur les serveurs de Yooz. Un traitement de reconnaissance d’image et d’indexation est effectué et certains champs essentiels de la factures comme la référence, le montant, la date… sont automatiquement reconnus et envoyé vers l’ERP Civil Finances. Les utilisateurs de la ville de Viroflay ont juste besoin d’appliquer un simple contrôle en se connectant à l’application via un navigateur Internet. « La mise en place s’est faite très rapidement, installation et formation se faisant sur trois jours fin juillet, » raconte Brigitte Magne. Le service étant full web, seuls quelques paramétrages avec l’ERP ont été nécessaires. « Difficile encore d’établir le gain de temps effectué, » avoue-t-elle. « Mais l’application est intelligente, la reconnaissance et le classement des factures se fait de mieux en mieux, même s’il reste encore quelques améliorations à apporter. » Au-delà des gains de productivité, un autre avantage de la solution est dans la réduction du risque opérationnel et l’amélioration des délais de traitement de la facture. Auparavant, en mode papier, la validation d’une facture pouvait faire intervenir jusqu’à trois personnes, soient autant de mouvements de documents et autant d’occasions de les perdre.