KONE, un des leaders mondiaux des solutions de transport vertical dans des bâtiments neufs ou existants, a choisi les solutions Esker pour automatiser et externaliser l’envoi de ses factures clients par courrier en France en sortie de SAP, soit plus d’un million de pages par an et divise par deux le délai d’envoi de ses factures clients.
KONE assure à tous un accès facile et sûr aux immeubles d’habitation, aux lieux publics et à tous les espaces de vie.
De la Tour Oxygène à Lyon à l’Opéra de Paris, en passant par tous les lieux de vie modernes ou anciens, KONE propose des solutions innovantes pour l’installation, la maintenance et la modernisation d’ascenseurs, d’escaliers mécaniques, et de portes automatiques. Le groupe intervient dans 50 pays dans le monde et a réalisé un chiffre d’affaires de 4,987 milliards d’euros en 2010. Pour assurer cette qualité de service, KONE emploie en France près de 3 500 personnes dont plus de 2 500 techniciens.
Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions d’automatisation des processus documentaires et de dématérialisation des documents de gestion.
Les solutions d’Esker sont utilisées par plus de 80 000 d’entreprises dans le monde. Avec un chiffre d’affaires de 33 millions d’euros en 2010, Esker se positionne comme le 22ème éditeur de logiciels français et 3ème en région Rhône-Alpes. Couvrant l’Amérique du Nord, l’Europe et l’Asie/Pacifique, Esker est un des éditeurs de logiciels français le plus présent à l’international avec 68 % de son chiffre d’affaires réalisé hors de France, dont 41 % aux Etats-Unis.
Problématique
KONE gère, en France, 100 000 ascenseurs et 130 000 portes de bâtiments pour le compte de plus de 100 000 clients, parmi lesquels une majorité de syndics. KONE est donc confronté à une importante volumétrie en termes de facturation clients : plus de 355 000 plis sont envoyés par an, avec des pics de volume allant de quelques centaines à plus de 40 000 factures certains jours.
Ayant déjà fait le choix d’externaliser l’envoi de ses factures issues de SAP, KONE souhaitait se doter d’un nouveau prestataire pour palier à un taux d’incidents élevé, à un manque de traçabilité et à des capacités d’envoi restreintes.
Le choix
« Face à un processus critique tel que la facturation clients, nous souhaitons disposer d’un niveau de qualité et de traçabilité irréprochable. Esker a su répondre parfaitement à nos attentes et nous a même apporté des solutions allant au-delà de ce que nous avions imaginé, tel que le regroupement des factures d’un même client au sein d’un seul pli, le Transpromo ou la remontée automatique des NPAI. Nous avons également choisi Esker pour sa double expertise de l’éditique et de la dématérialisation qui nous permettra de passer progressivement de la facturation papier à la facturation électronique » explique Arnaud Allavena, Chef de Projets au sein de KONE France.
Mise en œuvre et bénéfices
« Une de clefs de la réussite de notre projet d’externalisation de l’envoi des factures clients est l’approche métier que nous avons adoptée : plus qu’un projet informatique, c’est avant tout un projet métier qui nécessite de comprendre les processus fonctionnels ! Aujourd’hui, nous sommes très satisfaits des solutions d’Esker. La mise en œuvre a été réalisée dans un délai record de 8 jours. A peine 10 jours ont été nécessaires pour la prise en main, sans formation. Et surtout notre investissement a été rentabilisé grâce aux seules économies réalisées sur l’affranchissement en regroupant les factures par clients ! » ajoute Arnaud Allavena.
Mises en œuvre en moins de 8 jours/homme sans aucun développement spécifique, les solutions Esker permettent aujourd’hui à KONE d’automatiser et d’externaliser l’envoi de ses 355 000 plis par an, soit 1 200 000 pages, via le centre d’éditique d’Esker avec à la clef les bénéfices suivants :
– Un délai d’envoi des factures clients divisé par deux : 2 jours suffisent à présent pour envoyer plus de 20 000 courriers, là où une semaine était auparavant nécessaire,
– Une réduction significative de ses coûts d’envoi et d’affranchissement grâce au regroupement automatique des factures d’un même client dans un seul pli,
– Des capacités d’envoi élargies grâce à l’infrastructure des usines courriers d’Esker,
– Une communication Transpromo grâce à l’impression en couleur des factures incluant systématiquement une page de communication à destination du client au verso,
– Une traçabilité totale des factures avec la remontée des statuts d’envoi dans sa base de données SQL.
Mises en œuvre rapidement avec une véritable approche métier, les solutions Esker ont permis à KONE de diviser par deux le délai d’envoi des factures clients et de rentabiliser son investissement grâce aux seules économies réalisées sur l’affranchissement. Ce projet qui s’inscrit dans la stratégie d’externalisation informatique du groupe, permettra également à KONE de passer progressivement de la facturation papier à la facturation électronique.