APAVE a choisi RFLEX pour optimiser ses recrutements externes

RFLEX est l’un des principaux éditeurs français de solutions de gestion des ressources humaines (GRH). RFLEX compte 70 collaborateurs, plus de 200 clients répartis dans 70 pays et consacre 1/3 de sa marge brute à la R&D, a réalisé en 2010 un chiffre d’affaires de 5,7 millions d’euros.

Les solutions de RFLEX, disponibles sous forme d’abonnement (SaaS – Software as a Service), s’adressent aussi bien aux grands groupes qu’aux PME, organismes du secteur public ou professionnels du recrutement.

Le Groupe Apave, organisme spécialisé dans la maitrise des risques techniques et environnementaux,  emploie 9650 collaborateurs en France et à l’étranger et procède à environ 600 recrutements par an, pour 48 000 candidatures reçues.  
Problématique

En 2007, le groupe entame une refonte globale de son site Internet pour donner un nouvel élan à sa communication en ligne. L’occasion de soigner également sa marque employeur, en mettant en œuvre un espace « recrutement » pour permettre aux candidats de consulter et de postuler aux offres d’emploi de l’ensemble des entités du Groupe. Et, pour la DRH, de se doter d’un outil capable de professionnaliser la gestion des campagnes de recrutement pour gagner notamment en réactivité, tout en laissant à chaque entité régionale une autonomie dans ses processus.

Le choix

Une équipe projet e-recrutement, animée par Philippe Huort, DRH de APAVE Nord-Ouest SA, est alors constituée pour définir un cahier des charges et faire le choix d’une solution. Le nouvel outil devait bien entendu satisfaire à l’ensemble des spécifications fonctionnelles, parmi lesquelles la robustesse, pour pouvoir gérer plusieurs dizaines de milliers de candidatures annuelles, et une souplesse suffisante pour s’adapter à des processus de recrutement très décentralisés et différents d’une entité à l’autre. Quatre autres critères avaient été également définis : sa capacité à s’intégrer facilement à l’existant, son ergonomie, son coût et … un aspect plus général basé sur « l’appréciation que nous portions sur le professionnalisme, les méthodes de travail et l’envie que nous avions de travailler avec les équipes de l’éditeur », indique Camille Assémat, Chef de Projet Fonctionnel.Parmi les six éditeurs ayant répondu à l’appel d’offre, c’est la solution de RFLEX qui est retenue par l’équipe.

 

La mise en oeuvre

Le Groupe Apave souhaitait avancer au plus vite, en parallèle des développements liés à la refonte de son site Web. Un défi largement relevé par les équipes RFLEX : en l’espace de seulement 4 mois, l’étude d’implémentation, le paramétrage fonctionnel, la personnalisation à la charte graphique et le recettage de l’outil sont bouclés pour un lancement, en février 2008. « Capable de s’adapter à nos processus internes existants, la solution de RFLEX n’a nécessité qu’une phase de conduite du changement très allégée », poursuit Caamille Assémat.

La solution est rapidement adoptée par les collaborateurs du Groupe en charge du recrutement, qui constatent immédiatement les gains de temps générés par sa mise en œuvre, grâce à l’automatisation de la publication des offres d’emploi sur le site Internet du Groupe Apave mais également auprès de certains job boards ou contacts privilégiés (écoles, associations…), la collecte centralisée des candidatures, des boutons d’actions rapides (transfert à un opérationnel en région, génération automatique de courrier…), des workflows automatiques basés sur les référentiels métiers et utilisateurs.

 

Bénéfices

Des gains de temps mais également une gestion moderne et efficace des recrutements, contribuant à améliorer l’image employeur. Avec de nouvelles fonctionnalités proposées aux candidats via le site Internet (fonction de recherche d’offres d’emploi multicritères, espace personnel, alertes email en cas d’ouverture de poste, etc…).

— Du côté recruteur, la garantie que toutes les candidatures fassent l’objet d’une étude, reçoivent une réponse et soient conservées, ou encore la possibilité de disposer d’une traçabilité complète du traitement de chaque dossier.

« L’outil s’est immédiatement adapté à nos besoins », constate Camille Assémat. « Il a su aussi s’adapter à nos évolutions : implantations, référentiel métiers… Depuis 3 ans, seules quelques modifications mineures en raison d’évolutions législatives, par exemple, ont été nécessaires ».

Des coûts de communication RH optimisés

Outre la suppression des coûts d’impression des CV et d’affranchissement des réponses, la solution de RFLEX permet aujourd’hui de mieux exploiter la base de CV Groupe : avant de passer une annonce sur un job board, les collaborateurs RH peuvent consulter la base centralisée des CV pour recontacter les candidats dont le profil pourrait être en adéquation avec le ou les poste(s) ouvert(s). Un suivi des coûts de communication RH renforcée grâce au module de statistiques de l’outil : rendement par job boards, par provenance des internautes, par métier, par sexe, etc. 

 

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