par Sandrine Tournigand
Créée en 2007, Majestic EURL est une filiale du groupe QD HOTEL & PROPERTY qui sous-traite sa gestion administrative et financière à la société QDHP France (filiale également de QD HOTEL & PROPERTY). Propriétaire d’un bien immobilier, elle travaille à la rénovation d’un bâtiment pour en faire un hôtel de luxe à Paris.
Activité SaaS d’ITESOFT, Yooz met à disposition des petites et moyennes organisations (entreprises, experts comptables, collectivités, associations…), des solutions logicielles de dématérialisation et traitement de factures fournisseurs, sous forme de service Internet (en mode SaaS), en associant la simplicité et l’accessibilité à l’innovation et à la technicité. Yooz hérite de 25 années d’expertise technologique d’ITESOFT dans le monde de la dématérialisation des processus. Commercialisé en mode e-commerce sur le site yooz.fr et vendue sous la forme d’un abonnement mensuel, Yooz est une solution 100% web et 100% SaaS, pour le traitement automatique des factures fournisseurs : numérisation, enregistrement et imputations, reconnaissance automatique, circuit de validation électronique, export des écritures vers les ERP ou logiciels comptables et archivage électronique, etc.
Problématique
« Chargé de la rénovation depuis 2009 d’un bâtiment dans le 16ième arrondissement de Paris pour en faire un hôtel de luxe, nous cherchions une solution nous permettant de procéder simplement à la validation des factures (environ une quarantaine de factures/mois) par nos nombreux intervenants (économistes, bureau d’études, assistant maître d’œuvre, actionnaires, expert-comptables, etc.) situés physiquement dans différents lieux (France et étranger) et souvent en déplacement. En effet, chaque niveau de validation implique un contrôle spécifique tant au niveau du prix, que par rapport à l’avancement du projet », déclare Delphine Eskenazi, Directrice Administrative et Financière chez QDHP France. « Pour QDHP France, ce projet impose des validations complexes avec de nombreux intervenants, d’où la nécessité d’une solution comme celle proposée par Yooz. »
Le choix
Sur les recommandations de son cabinet d’expertise (Ernst & Young), QDHP France a choisi Yooz alors seule solution de ce type sur le marché.
QDHP France a fait parti des "super utilisateurs" de Yooz.
La solution
L’investissement nécessaire au démarrage est nul : l’utilisation de Yooz ne requiert aucun achat informatique préalable (ni matériel, ni logiciel). Un scanner et une connexion Internet suffisent pour utiliser le service. Par ailleurs, pour simplifier sa mise en œuvre, Yooz a été conçu pour être paramétré en quelques clics, sans aucune compétence technique particulière, par l’utilisateur lui-même. Cette rapidité de paramétrage permet à chaque client de démarrer la dématérialisation de ses factures le jour même de la souscription au service, sans avoir à supporter aucun coût de paramétrage associé à la mise en œuvre d’un projet. Ce même souci de simplicité a conduit Yooz à proposer plus de 40 connecteurs avec les logiciels comptables ou ERP du marché afin de faciliter son intégration avec les systèmes de comptabilité en place.
Mise en œuvre et bénéfices
Au démarrage des travaux fin 2009, la solution a été mise en place. « Nous avons souhaité dans un premier temps intégrer des factures déjà validées manuellement dans le système afin de permettre à l’ensemble de nos utilisateurs d’accéder à l’historique », explique Delphine Eskenazi. Un travail légèrement fastidieux mais indispensable. Le circuit de validation a ensuite été mis en place. Aujourd’hui, quatorze personnes utilisent la solution. Si dans un premier temps, l’outil Yooz a été choisi afin de dématérialiser la validation des factures, il est désormais utilisé à des fins comptables. La flexibilité de l’outil est également appréciable. « A tout moment, le circuit de la validation peut être modifié. Concrètement, les bénéfices associés à l’utilisation du service Yooz ont étémultiples pour la société Majestic EURL.
– Le cycle et les coûts de traitement des factures a été divisé par deux
– Les factures sont disponibles 24h sur 24 partout dans le monde
– Les intervenants du projet peuvent travailler à distance
– Un gain de place et des économies de papier
– Plus de risque de doublons avec des factures envoyées à la fois, par mail, par courrier. Tout est centralisé sur un même outil.
– La traçabilité des factures est garantie par l’enregistrement de chaque intervention.
« Nous avons dorénavant un outil qui permet de voir où en est une facture, pourquoi elle n’est pas validée, qui bloque le processus, les commentaires en cas de litige, etc.», insiste Delphine Eskenazi.