Le Groupe Bel, un des leaders mondiaux du secteur des fromages de marque, a choisi Esker en Espagne pour dématérialiser le traitement et l’archivage de 5 000 commandes clients chaque année, ainsi que l’envoi et l’archivage de ses factures clients au format électronique.
Problématique
Bel Espagne reçoit environ 25 000 commandes clients par an : 33 % d’entre elles sont de type EDI (Electronic Data Interchange) et le reste est traité par fax, e-mail, téléphone ou directement par ses distributeurs. Auparavant, les commandes étaient gérées manuellement par le personnel de Bel Espagne via l’application SAP ou directement par ses distributeurs.
L’entreprise avait besoin d’une solution intégrée à SAP permettant d’automatiser le traitement des commandes reçues par fax ou e-mail afin de mieux contrôler le processus, d’augmenter son efficacité et de réduire le nombre d’erreurs.
Choix et solution
Après avoir étudié plusieurs solutions, Bel Espagne a choisi les solutions Esker pour leur capacité à traiter les flux documentaires entrants et sortants, et pour son intégration aux applications SAP.
Les solutions Esker permettront également à Bel Espagne de gérer l’envoi automatique et l’archivage de ses factures au format électronique pour les clients qui acceptent ce format :
-Génération automatique de factures avec signature électronique directement depuis SAP ;
-Envoi automatique de ces factures, au format PDF signé, par courrier électronique via Lotus Notes ;
-Archivage des factures envoyées au format électronique pour permettre à l’entreprise de réaliser des gains d’espace.
Bénéfices
L’automatisation et la dématérialisation de ces processus de gestion a ainsi permis à Bel Espagne d’optimiser son cycle de ventes en associant plusieurs canaux de réception des commandes, comme le fax et l’e-mail, tout en réduisant son impact sur l’environnement.
« Grâce à la dématérialisation de nos commandes clients, nous avons pu réaliser d’importants gains de temps au sein de ce processus de gestion. Nous sommes également en train de mettre en oeuvre la facturation électronique. Grâce à l’automatisation de ces deux processus stratégiques, nous nous dirigeons vers une gestion sans papier, plus efficace et écologique » expliquent les responsables de Bel Espagne.