Le CHU 93, Groupement Hospitalier constitué des hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean Verdier (Bondy) et René Muret (Sevran), 93 choisit la plateforme PI3C Global One pionnier français et leader dans le domaine de l’ingénierie collaborative et du PLM en mode SaaS pour améliorer sa gestion de projet
La problématique
Chaque Centre Hospitalier avait son service technique, qui était en charge des appareils biomédicaux, de la maintenance des sites et des travaux (rénovation ou nouvelles réalisations). Aujourd’hui, ils se regroupent. Un seul service technique est donc à la disposition de trois hôpitaux, comme c’est le cas pour le CHU 93.
« Jusqu’à présent, nous gérions nos devis pour les petits travaux de façon manuelle, » explique Pierre Louison. Ils étaient reçus par fax ou par courrier, devaient être validés par différentes personnes, que ce soit au service technique ou à la comptabilité, avant de donner lieu à une commande.
« J’assure la coordination d’opérations de travaux sur deux des trois sites du groupe : Avicenne et René Muret. Je répartis ma semaine de façon équitable pour être présent sur les différents sites, qui, même s’ils ne sont pas très loin les uns des autres, sont tout de même géographiquement distants, » ajoute-t-il. « Ce qui posait parfois un problème. Si, par exemple, je recevais un devis le mardi sur un site sur lequel j’étais présent le lundi uniquement, il fallait soit attendre une semaine pour le traiter, soit me le faire renvoyer par fax ou email, soit encore retourner sur place pour le chercher, en fonction de son degré d’urgence. Une perte de temps et un manque de réactivité qui ne facilitaient pas notre travail au quotidien. Sans parler des risques de perte ou d’erreur. » Ajoutons à cela la mise en place d’un référentielcommun en ce qui concerne les plans conçus avec Autocad®, la solution de CAO d’Autodesk®.
Le Choix
La plateforme en mode SaaS a été retenue par le service technique du groupement pour améliorer la gestion et le suivi des devis pour les petits travaux, que ce soit en termes de réactivité, de délai mais également de réduction de coûts induits (déplacements par exemple). Et pour servir de référentiel unique quant aux plans CAO.
Pierre Louison, afin de faire gagner un temps précieux à son équipe restreinte de 3 personnes et d’améliorer leséchanges avec la comptabilité, a choisi la solution de gestion de projet en mode SaaS Global One, proposée parPI3C.
Les raison du choix
Il fallait à l’équipe du service technique une solution simple à utiliser par tous, rapide à mettre en place et peu coûteuse. PI3C Global One répondait à ses critères et couvrait l’ensemble des besoins du CHU, dont :
· Gestion des devis de travaux
o Intégration du devis,
o Circuit de validation interne (workflow),
o Tableaux et rapports de suivi personnalisés.
· Centralisation des documents
o Armoire à plans (Autocad®),
o Gestion des données de CAO,
· Gestion des échanges
o Inter-services, avec la comptabilité notamment,
La mise en œuvre
La solution va être déployée au cours du dernier trimestre de l’année 2011 à l’ensemble du groupehospitalier AVICENNE, René MURET, Jean VERDIER, pour la gestion des petites opérations de travaux ainsi que lamaintenance.
Les processus du CHU 93 ont été modélisés par PI3C, qui, ensuite, a pu définir les workflows associés.
Actuellement, ce sont 6 personnes qui interviennent quotidiennement sur la plateforme Global One. 3 au service technique, 2 à la comptabilité, ainsi que Pierre Louison Ingénieur Hospitalier CHU 93 qui coordonne le tout.
Bénéfices
Un premier bénéfice déjà constaté : « Nous sommes passés de 21 jours à 4 jours ouvrés pour la gestion d’un devis. » Pierre Louison,.
« Aujourd’hui, j’ai accès à toutes les informations, directement de mon PC portable, quel que soit l’endroit où je me trouve, » commente Pierre Louison. « Je n’ai besoin que d’une connexion ADSL pour suivre l’avancement des différents projets, les actions engagées et, de fait, avoir une bonne visibilité sur mon budget et sur nos missions. Je peux, de plus, valider les devis à distance, puisqu’ils sont tous disponibles sur la plateforme PI3C. »
Et de conclure : « Outre un bénéfice très important et immédiat en termes de réactivité, 4 jours au lieu de 21, nous avons également modifié, optimisé et sécurisé notre méthodologie de travail et d’échanges. Ce qui nous permet de nous concentrer sur notre métier et non plus sur les « détails » administratifs. C’est vrai pour le service technique, comme pour la comptabilité. Une autre gestion du stress beaucoup plus positive. »
PI3C a pour ambition de mettre les outils d’ingénierie collaborative et de gestion du cycle de vie des produits (PLM) à la portée des PME/PMI, grâce à un mode de distribution 100% SaaS (Software as a Service) adapté à leurs moyens financiers. Pour ce faire elles’appuie sur les solutions technologiques les plus performantes du marché.L’originalité de la démarche va au-delà de la mise à disposition de plateformes sécurisées délivrant puissance de calcul et services collaboratifs à la demande.
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