La société Eurisk, leader français de l’expertise construction, a fait le choix de solutions Esker pour externaliser la fabrication et le postage de l’ensemble de ses courriers, soit près de 24 000 plis par mois, dont environ 8 000 recommandés.
Eurisk, une société du Groupe Prunay, est un acteur incontournable de l’expertise dans le domaine de l’Assurance construction en France. La société intervient dans tous les domaines d’expertise liés aux garanties de la construction. Elle est constituée de 260 collaborateurs, dont 130 experts spécialistes de la construction, qui réalisent plus de 30 000 missions par an. Eurisk a réalisé un chiffre d’affaires de 30M€ en 2010.
Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions d’automatisation des processus documentaires et de dématérialisation des documents de gestion.
Les solutions d’Esker sont utilisées par plus de 80 000 entreprises dans le monde telles que Adecco, EDF, Entremont, Flammarion, Lafarge, Manpower, Thomson Reuters, Samsung ou encore Whirlpool, ainsi que par des ETI.
Avec un chiffre d’affaires de 33 millions d’euros en 2010, Esker, société cotée sur NYSE Alternext à Paris, se positionne comme le 21ème éditeur de logiciels français et 3ème en région Rhône-Alpes.Esker est un des éditeurs de logiciels français le plus présent à l’international avec 68 % de son chiffre d'affaires réalisé hors de France, dont 41 % aux Etats-Unis.
Problématique
Jusqu’à présent, l’ensemble des documents postés à des tiers étaient produits en interne par chacune des 45 agences Eurisk sur le territoire français. Chaque assistante passait environ deux heures par jour à imprimer l’ensemble des documents, les assembler, les mettre sous pli et les expédier. Les preuves de dépôts des recommandés étaient conservés dans des classeurs dans chacune des agences et représentaient des archives conséquentes. Ce mode de fonctionnement était également exigeant en consommables et en parc machines à maintenir. Pour fiabiliser et garantir la traçabilité de tous ses courriers simples ou recommandés, Eurisk a souhaité externaliser ce processus critique pour son activité d’expertise.
Choix
En 2008, Eurisk retient Esker parmi trois prestataires pré sélectionnés. Son choix s’est basé sur les capacités des centres de production d’Esker à traiter d’importants volumes de documents, les économies associées mais également sur la capacité à traiter des typologies de documents très divers (convocations d’une page jusqu’à des rapports d’expertise de plus de 1000 pages) et à assurer la traçabilité de l’intégralité des traitements par Esker.
Mise en œuvre
Après plusieurs mois de préparation et d’adaptation des processus internes chez Eurisk, il n’a fallu que 15 jours à Esker pour déployer la solution et l’interfacer à l’outil métier d’Eurisk. Mise en production en avril 2009, la solution Esker permet désormais à Eurisk d’automatiser l’envoi de près de 100 000 pages par mois, en courrier ecopli, urgent ou recommandé. Depuis leur applicatif métier, les assistantes des 45 bureaux d’Eurisk n’ont qu’à sélectionner le type d’envoi pour chacun des documents à poster. Les données sont alors automatiquement transmises à Esker qui centralise les flux et assure l’impression des documents, leur mise sous pli et leur remise en poste. Chaque pli est alors formalisé et identifié sous une référence unique qui permet d’en assurer la traçabilité. Les preuves de dépôt des recommandés sont numérisées, archivées automatiquement et consultables en ligne à tout instant.
Bénéfices
La solution déployée par Esker permet à Eurisk de fiabiliser et d’industrialiser l’envoi de ses documents, tels que les rapports d’expertise ou les convocations à expertise qui sont soumis à des délais légaux et constituent des flux critiques pour l’entreprise.
Concrètement, la mise en œuvre de la solution Esker a permis à Eurisk :
-D’augmenter la productivité des équipes en libérant les assistantes du traitement manuel des courriers,
-De gagner en efficacité opérationnelle en permettant la prise en charge complète de dossiers à distance,
-De soulager le travail des équipes de maintenance grâce à l’externalisation de la production des courriers
-De diviser les charges de consommables par 4 et de réduire les coûts liés à la maintenance des imprimantes
-De fiabiliser le processus et de bénéficier d’une traçabilité fine sur chaque envoi,
-De garantir la réception en temps et en heure des plis à valeur légale grâce à la charte de service Esker.
« En faisant appel à un prestataire comme Esker, notre objectif était multiple. Nous souhaitions nous recentrer sur notre cœur d’activité en nous libérant de la production interne de volumes conséquents de courriers, mais également être sûrs d’être conformes aux contraintes légales liées à notre secteur d’activité. La qualité de service, l’engagement de SLA et la traçabilité des solutions Esker ont su répondre efficacement à nos problématiques métier. Depuis deux ans et demi que nous collaborons, Esker nous a permis de gagner en productivité et de réaliser d’importantes économies en divisant par 4 nos frais de consommables »,explique Paul Boyer, Directeur Général d’Eurisk.
Le Groupe Prunay, dont fait partie Eurisk, envisage désormais d’étendre cette solution à l’ensemble de ses autres sociétés.