« Nous cherchions une solution simple capable de centraliser tous les documents d’un chantier de façon à ce que chaque intervenant puisse y accéder à tout moment et depuis n’importe où », indique le Directeur du chantier de l’Urbaine de Travaux.
Certifiée AFAQ 9001 et 14001 , partenaire du développement durable, Urbaine de Travaux est spécialisée depuis 1967 dans les travaux publics, les services et depuis 10 ans dans le bâtiment.
Spécialisée à 60% dans les travaux publics et à 40% dans la construction bâtiment, Urbaine de Travaux génère un chiffre d’affaires annuel de 170 millions d’euros au sein du Groupe FAYAT. Présent sur tous les continents et doté d’un réseau de près de 120 filiales autonomes, le Groupe FAYAT fédère 18 000 collaborateurs autour des métiers de la construction et de l’industrie avec un chiffre d’affaires annuel de 3 milliards d’euros.
Créé en 2000, le Groupe Oodrive, éditeur pionnier des solutions SaaS en France, développe pour les professionnels des solutions sécurisées de gestion de fichiers en ligne : la gamme AdBackup, services de sauvegarde en ligne ; iExtranet et PostFiles, solutions de partage de fichiers en ligne ; la gamme de solutions Omnikles pour la dématérialisation des appels d’offres. Oodrive s’appuie sur un réseau de plus de 1 000 revendeurs pour distribuer ses solutions aux TPE-PME, et sur une force commerciale organisée par secteurs d’activité pour la commercialisation de ses offres auprès des moyens et grands comptes.
« Avec l’évolution de la technologie, nous étions obligés de nous mettre à la page. En effet, nous partageons à la fois des plans au format AutoCAD, des notices, les plannings, l’ensemble des bordereaux, et toutes les photos de l’avancement du projet. Maintenant, les échanges se font uniquement par mail. Or nous partageons beaucoup de gros fichiers puisque les plans sont souvent très volumineux », souligne Le Directeur du chantier de l'Urbaine de Travaux.
Le Choix
Les points forts de iExtranet qui ont déterminé son choix sont l’accessibilité de la plateforme en ligne depuis une simple connexion à Internet, sa simplicité d’utilisation et son efficacité : « L’encadrement du chantier n’est pas forcément expert en informatique, et a donc apprécié l’aspect intuitif de la navigation sur la plateforme iExtranet, comme si il travaillait sur le bureau de son ordinateur. Il n’y a aucune limite de taille ou de type de fichier, la plateforme prenant tous les formats en charge ».
iExtranet BTP, une solution dédiée aux professionnels du bâtiment : simplicité d’utilisation, viewer de fichiers plans et sécurisation des échanges
La solution iExtranet BTP est une solution d’échange de fichiers en ligne dédiée aux professionnels du Bâtiment et de l’Immobilier. Elle permet, entre autres, à un maître d’œuvre de gérer efficacement un projet de construction et d’échanger sans difficultés images, plans ou comptes-rendus, quel que soit leur taille ou leur format, avec l’ensemble des intervenants du chantier (constructeurs, architectes, maîtres d’œuvre, bureaux d’études, promoteurs immobiliers, gestionnaires de parcs immobiliers…).
La Solution
Désormais, pour échanger efficacement les nombreux documents volumineux relatifs au chantier sans passer par l’email, Urbaine de Travaux utilise la solution iExtranet BTP. Tous les documents sont déposés sur la plateforme collaborative en ligne et peuvent ainsi à tout moment être consultés ou partagés avec d’autres interlocuteurs (les architectes, le client, les maitres d’œuvre ou le bureau de contrôle), pour lesquels des droits d’accès et d’action spécifiques ont été définis en amont.
De plus pour faire gagner du temps aux professionnels du bâtiment, iExtranet BTP a été doté d’un viewer permettant de visualiser en ligne les fichiers bureautiques (Office, Open Office, PDF…), les fichiers multimédia (photos, vidéo…), mais aussi et surtout les fichiers plans au format AutoCAD.
« L’autre atout de la solution c’est sa rapidité. Nous ne perdons pas un temps fou à télécharger un plan ou à en poster un nouveau. Nous pouvons moduler, faire des copier-coller, déplacer les fichiers au sein même de la plateforme iExtranet, et ce, aussi simplement que dans notre environnement PC », commente le Directeur du chantier de l’Urbaine de Travaux.
Sur un chantier, beaucoup de documents sont confidentiels. Afin de s’assurer de la sécurité des échanges, déjà cryptés par la solution, le Mandataire sélectionne en quelques clics les droits d’accès et d’action des interlocuteurs sur les fichiers et dossiers partagés. Pour chaque entreprise intervenant sur le projet, un responsable a été désigné pour administrer les échanges. Une fois le document modifié par ses équipes, il est ensuite chargé de le partager de nouveau avec les autres interlocuteurs.
La mise en oeuvre
La solution iExtranet a été facilement intégrée au sein des équipes car elle est non seulement très simple d’utilisation, mais surtout, elle répond parfaitement aux attentes des utilisateurs : « Quand nous avons proposé la solution d’Oodrive, les différents utilisateurs étaient un peu réticents parce qu’ils ne la connaissaient pas et craignaient de devoir suivre une formation pénible pour les néophytes en informatique. Mais quand ils ont vu la simplicité, le gain de temps, et le moindre coût par rapport à d’autres logiciels, tout le monde a été convaincu ».
Depuis 2 ans, Urbaine de Travaux utilise donc iExtranet BTP d’Oodrive en tant qu’extranet de partage de documents et de travail collaboratif sur ses chantiers, depuis la conception jusqu’à la réalisation du projet.
La problématique
Un besoin d’optimiser les échanges de documents pour mener à bien un chantier
Un chantier mobilise de nombreux acteurs, chacun ayant besoin d’accéder à un moment ou à un autre aux informations relatives au projet. Urbaine de Travaux souhaite donc trouver une solution pour centraliser les informations et gagner du temps sur les processus de validation entre les différents partenaires d’un même chantier.