Ce premier projet commun de dématérialisation s’inscrit dans un projet plus global d’amélioration du cycle fournisseur et vient ainsi renforcer la relation entre les deux éditeurs
Doté de ses propres solutions de comptabilité et de gestion commerciale, Yourcegid Comptabilité et Négoce, Cegid gère un volume annuel de 65 000 factures fournisseurs dont la moitié reçue en EDI.
« Après avoir consulté plusieurs éditeurs du marché, Esker nous a convaincu à plusieurs titres. Sur le plan fonctionnel, sa solution réalise une lecture totale des factures, et pas seulement des éléments d’en-tête ou de pied de page : une fonctionnalité incontournable pour envisager la deuxième étape du projet, à savoir la réconciliation ligne à ligne des factures avec les commandes et les réceptions
fournisseurs. Parallèlement, la capacité d’accompagnement d’Esker et la réactivité de ses équipes commerciales et développement ont également été déterminantes dans notre choix » explique Bernard Tholin, Directeur des Services Comptables et Financiers de Cegid
Opérationnelle depuis octobre 2011, la solution en mode SaaS d’Esker permet à Cegid d’optimiser son cycle fournisseur et de dématérialiser entre 100 et 150 factures par jour avec les fonctionnalités et bénéfices suivants :
· suppression de la manipulation des factures au format papier : les factures fournisseurs sont scannées à la direction financière et mises à disposition des comptables dans leur interface web,
· suppression des tâches de saisie grâce à la numérisation et à la reconnaissance automatique des données de la facture via la technologie d’OCR d’Esker,
· mise en correspondance automatique des données des factures avec le référentiel comptable de Cegid (auxiliaires fournisseurs, plan de compte des charges),
· passage automatique des écritures comptables dans Yourcegid Comptabilité avec renvoi d’un numéro de pièce unique,
· mise à disposition de l’image de la facture scannée directement depuis l’écriture comptable,
· workflow de validation à plusieurs niveaux permettant de valider les factures fournisseurs et de déclencher le paiement.
« Même si le projet est encore récent, les premiers retours en termes de ROI sont perceptibles et un redéploiement des ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour les équipes de la Direction Financière, mais également pour les collaborateurs utilisateurs de la solution, a d’ores et déjà pu être mis en place » indique Thierry Luthi, Directeur Financier.
Fort du succès de ce premier projet, Cegid envisage aujourd’hui d’étendre l’utilisation des solutions de dématérialisation d’Esker pour couvrir le processus de règlement des fournisseurs par la mise en place d’un workflow sécurisé de validation des paiements.