Les élus et les principaux directeurs de service se sont dotés d'une tablette numérique et d'une application de dématérialisation adaptée aux collectivités, la KBox de QUALIGRAF, application numérique qui permet de gérer tous les documents des séances municipales et communautaires, ce qui lui assurera une économie de plus de 200 000 feuilles de papier par an.
HERBLAY : Commune de 26 300 habitants dans l’Agglomération du Parisis, dans le Val d’Oise (95220). Maire : M. Patrick Barbe. www.herblay.fr
QUALIGRAF expert en solutions dématérialisées auprès des collectivités territoriales, spécialiste sur le marché informatique de la gestion documentaire des délibérations,a équipé plus de 60 collectivités en France
La KBox est un espace personnel, opérationnel 24h/24, qui rassemble tous les documents liés aux mandats des élus et leur permet de télécharger des rapports de milliers de pages en quelques secondes. Pour répondre à une problématique de mobilité, KBox est une application iPad, mais est aussi compatible avec d'autres catégories de tablettes (Android), PC, Mac.
La version 1.0.2, disponible depuis le premier trimestre 2012, comprend l'intégration d’un éditeur PDF, l'annotation ou le surlignage dans le document, le partage et commentaire en groupes de travail, etc. Un coffre-fort électronique Cecurity.com y est inclus. La KBox est disponible pour les collectivités territoriales de toute taille sous forme d’abonnement mensuel.
La KBox sur iPad répond aux deux impératifs de la ville d'Herblay que sont le développement durable et la maîtrise des coûts (liés à la préparation des séances et l’acheminement des dossiers). Enfin, le gain d’efficacité dans l’action des élus est également un objectif atteint.
Les élus ont été accompagnés par un dispositif de formation et en sont à leur troisième conseil municipal dématérialisé.
Depuis début 2012, les 35 élus du Conseil Municipal sont plus efficaces dans la gestion de leurs dossiers à l’instar de ceux du Conseil Général du Val d’Oise, également équipés.