Le Conseil Général de la Haute-Corse est la première collectivité territoriale à équiper tous ses élus de la K Box sur iPad, qui permet de recevoir, lire et consulter tous les rapports de séance en version numérique.
QUALIGRAF est expert depuis plus de quinze ans en solutions dématérialisées auprès des collectivités territoriales, spécialisé dans la gestion documentaire des délibérations. QUALIGRAF équipe plus de 60 collectivités, dont 35 Conseils Généraux et 8 Conseils Régionaux.
La K Box est une boîte aux lettres accessible sur un PC, une tablette ou un Mac connecté à Internet, qui consiste en la réception de documents de séance en format numérique, autrefois reçus en version papier. Pour répondre encore plus à la problématique de mobilité, l’application K Box est aussi disponible sur iPad. Cette tablette tactile est un porte-documents et un outil de communication idéal pour l’élu nomade et plurimandats. C’est avec elle que le Conseil Général de la Haute-Corse et ses 30 élus se sont lancés dans l’aventure dématérialisée.
Avec leur K Box sur iPad, les élus reçoivent tout type de documents de séance, n’importe quand, depuis n’importe où, et en temps réel. Ces derniers sont consultés avec une navigation intuitive et de nombreux avantages, comme la recherche par mot-clé. Les rapports sont ensuite classés dans une bibliothèque, par thèmes ou dates, et apportent un confort pour l’élu, dans la gestion de son temps et de son information.
Les principaux avantages de la solution K Box de QUALIGRAF, dans toute collectivité, sont : les économies matérielles réalisées, le gain en mobilité et en efficacité entraîné par les allégements de papier, et enfin les vertus écologiques qui inscrivent directement son utilisation dans l’Agenda 21 de la collectivité.
La K Box de QUALIGRAF a été rapidement adoptée au Conseil Général de la Haute-Corse, depuis le mois de décembre : « On a mis en place trois journées de formation qui ont amplement suffit à former la totalité des élus, dont la moyenne d’âge est tout de même assez élevée, et dont on pouvait penser, selon une image populaire, qu’ils seraient un peu réticents à utiliser un produit novateur. Et bien pas du tout, ils ont été très enthousiastes à l’idée de travailler sur un nouveau matériel », a ainsi jugé le Directeur Général des Services, M. Leccia. Les élus évoquent les économies financières dégagées dès l’année prochaine, ou encore une plus grande efficacité sur le terrain : « Depuis qu’on a la K Box je me surprends à lire tous les rapports, même ceux qui ne sont pas de ma commission », déclare l’un deux. Enfin, « c’est l’une des premières manifestions de l’Agenda 21 du Département » se félicite l’élu porteur du projet vert au sein du Conseil Général, où une centaine de kilos de papier par séance est désormais économisée.
Le témoignage – interviews-vidéos – des élus et du Directeur Général des Services, sur la K Box est disponible sur: qualigraf.wordpress.com
Le Conseil Général de la Haute-Corse prévoit d’étendre le déploiement du projet et de généraliser l’envoi de tous les documents à destination des élus en version numérique, et pas seulement les rapports de séance. De plus, les élus vont peu à peu recevoir les documents de séance de tous leurs mandats, pas uniquement ceux reliés à leurs responsabilités au Conseil Général.
La K Box est disponible pour les collectivités territoriales de toute taille et de tout type, communes, communautés de communes, départements et régions. Le service est accessible sous forme d’abonnement annuel, depuis tout support mobile équipé d’une connexion Internet.