edocea, un service de dernière génération d’archivage dans le cloud

edocea, est un service disponible en mode SaaS, dernière génération d’archivage et de gestion de documents pour les professionnels (TPE , professions libérales et auto- entrepreneurs) qui simplifie le suivie les opérations bancaires. 


edocea (de la contraction « e-document e-assistant) est le service pour les professionnels édité par la société HomeBubble, spécialiste de l’archivage en ligne sécurisé. Le service permet d’archiver et gérer en ligne les documents professionnels des Très Petites Entreprises (TPE), Professions libérales et auto-entrepreneurs. Créée en 2009, la société HomeBubble héberge ses serveurs en France et est membre fondateur de l’Association des Coffres Forts Numériques, l’ACFN. HomeBubble développe également une offre pour les particuliers sous la marque éponyme : home-bubble.com. Dans ce cadre, la société a déjà développé de nombreuses applications web et mobile pour les particuliers : stockage sécurisé, gestion budgétaire, scanner PDF depuis mobile, liste de tâches, liste de courses… qui ont séduit plus de 400.000 personnes à ce jour.

edocea se distingue sur le marché par des fonctionnalités avancées d’archivage et de gestion de documents pour les professionnels, et par la simplification du suivi des opérations bancaires à partir des factures et relevés archivés

Partant du constat que pour les professionnels, l’archivage des factures se fait en grande partie pour suivre et justifier ses relevés de banque, edocea innove et simplifie le suivi des opérations bancaires en associant automatiquement les factures correspondantes.

Pour les professionnels, l’archivage des factures et autres documents est une nécessité (la durée de conservation des factures, des relevés de banque, des bulletins de paie ou des contrats par exemple est de de 10 ans). Avec l’essor de la dématérialisation, l’archivage en ligne se développe, permettant à la fois de sauvegarder ses documents, d’y accéder à distance à tout moment, et de les partager facilement.

Sans logiciel à installer, le service est accessible simplement avec une connexion Internet sécurisée, en mode SaaS , avec 10 Go d’espace de stockage.

Caractéristiques

  • La facilité d’archivage de ses documents grâce aux nombreux modes d’archivage :

    • par collecteurs automatiques pour plus de 400 fournisseurs,pour les fournisseurs avec factures ou relevés électroniques (mobile, internet, électricité, assurances, administrations, mutuelles…), l’utilisateur peut paramétrer son compte pour les récupérer et les classer automatiquement chaque mois.

    • Par email : chaque utilisateur bénéfice d’une adresse email dédiée d’archivage. Ainsi, s’il reçoit une facture par mail, il peut la transférer directement à son email dédié d’archivage. Elle ira directement dans son espace.
    • Par glisser–déposer : l’utilisateur peut télécharger sur son espace les documents présents sur son ordinateur, y compris plusieurs documents en les faisant simplement « glisser » de son disque dur.
    • Avec un mobile ou une tablette: en prenant en photo « à la volée » les documents (notes de frais, tickets de parking…) avec un smartphone ou une tablette pour les archiver directement.
    • Par zone de dépôt sécurisée : pour les fournisseurs, clients, partenaires réguliers… l’utilisateur peut créer des zones de dépôt sécurisées, pour les inviter à déposer directement des documents dans son espace.
  • La simplicité pour retrouver, classer et consulter ses documents

    Conçu comme une boite mail adaptée aux documents, edocea permet de centraliser et classer tous ses documents professionnels très simplement. Ils sont ensuite accessibles n’importe où n’importe quand avec une connexion Internet ou mobile :

    • Grâce au traitement OCR (reconnaissance optique de caractères), l’utilisateur peut retrouver ses documents à tout moment par mot-clé avec la fonction rechercher. Le classement des documents se fait au travers d’une arborescence professionnelle (recettes, dépenses, banque, …) par simple glisser – classer.

    • Il peut également consulter et pré visualiser ses documents, sans avoir à les télécharger, et les qualifier avec les principaux attributs (montants TTC, TVA, HT, date de facture, …) pour un suivi plus financier.
  • La simplification du suivi de ses opérations bancaires,

    Allant au-delà des fonctionnalités avancées d’archivage et de partage, edocea intègre directement le suivi des opérations bancaires. Le plus souvent, l’archivage des factures, notes de frais, taxes… est en effet réalisé pour suivre et valider ses opérations bancaires. Avec edocea, l’utilisateur archive ses relevés de banque professionnels et ses factures. En face de chaque opération, il peut associer une facture ou un commentaire. Pour gagner du temps, le système lui suggère automatiquement les factures correspondantes, qu’il peut valider en un clic.edocea simplifie le suivi des opérations bancaires.En pointant chaque opération, il est assuré d’avoir toutes ses factures pour sa comptabilité en fin d'année et de retrouver facilement à quoi correspondent ses opérations. Même une fois partagées avec son comptable, toutes ses factures restent accessibles en cas de besoin. Si plusieurs associés gèrent l’activité, ils peuvent archiver les factures et suivre les relevés bancaires en même temps, sur une interface partagée.

  • Et une ergonomie similaire à une interface de gestion de mail, compréhensible par tous.
  • L’efficacité du partage des documents par des zones de partage sécurisées, avec traçabilité des consultations des documents par les tiers (comptable, collaborateurs, …)

    Avec edocea, l’utilisateur peut créer et gérer des zones de partage sécurisées, dans lesquelles il peut déposer mais aussi recevoir des documents. Ce sont de véritables zones d’échanges sécurisées avec des tiers (comptable, conseils, collaborateurs, clients…), avec un suivi des connexions des invités et des consultations des documents.

    Pour des besoins ponctuels, l’utilisateur peut partager ses documents simplement par email, y compris des fichiers volumineux (avec un lien pour télécharger les documents).

Un service dernière génération à la pointe de la technologie.

  • edocea a été développé avec les technologies les plus récentes (HTML5, CSS3) et en « responsive design », permettant de s’adapter aux différentes tailles d’écran et terminaux (ordinateurs, tablettes) et apportant un réel confort d’utilisation.
  • L’ergonomie du service a été particulièrement soignée, avec une interface proche d’une interface de gestion d’email, compréhensible par tous, utilisant les fonctions de glisser-déposer qui permettent un usage tactile du service depuis les tablettes.
  • Le service est entièrement sécurisé pour assurer la sauvegarde et la confidentialité des données (cryptage des échanges et des données hébergées, serveurs sécurisés hébergés en France, sauvegardes redondées sur sites distants…).

Le service est proposé avec un abonnement mensuel à 19,90 HT / mois, sans engagement de durée, et avec 15 jours d’essai gratuit.

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