Retour d’expérience : GED en mode Cloud

Le cabinet d’expertise comptable OTP  choisi la soluton Zeendoc


Le cabinet OTP

Le cabinet OTP est une société d’expertise comptable implantée en Corse du Sud. Forte de plus de 25 collaborateurs, la société intervient dans tous les secteurs d’activités : artisanat, commerce, industrie, professions libérales, associations et compte des clients dans toute la France. Le cabinet OTP dispose d’une expertise en matière financière, fiscale, sociale, juridique, et en gestion

Problematique

Auparavant, le cabinet OTP effectuait manuellement la saisie des pièces comptables au sein de son système informatique. Ces pièces, factures clients et fournisseurs, étaient analysées, classées et archivées dans le logiciel de comptabilité métier de la société et stockées dans les locaux de l’entreprise. Le cabinet OTP était face à une triple contrainte : ces archives utilisaient une place importante et étaient également exposées à un risque de destruction. Il était enfin nécessaire pour le cabinet d’effectuer la restitution physique de ces archives en fin d’exercice fiscal, opération extrêmement chronophage.  

Le Choix

Dès le début de l’année 2012, le cabinet décide d’identifier une solution de GED reposant sur une infrastructure Cloud et surtout qu’il puisse maitriser dans le temps avec une certaine liberté. L’objectif pour la société est simple : trouver une solution  performante mais également suffisamment accessible pour pouvoir être déployée et opérationnelle rapidement chez ses clients et au sein de sa société. 

Ces clients doivent pouvoir numériser et archiver eux-mêmes sur un serveur distant leurs pièces comptables. Les collaborateurs du cabinet OTP récupèrent alors ces données depuis leur poste de travail et effectuent les opérations de comptabilité nécessaires.Le Cabinet peut aussi scanner les documents sur place et les restituer ainsi très rapidement aux clients.

Le Cabinet décide de sélectionner et de déployer la solution de Zeendoc. 

« Notre profession est en train de migrer vers une utilisation réduite au strict minimum du papier  et tendre vers le 100%  numérique. Mais nous en sommes encore loin. En effet, les cabinets ainsi que leurs clients sont tous confrontés au même problème : ils ne peuvent trouver de solutions de GED qui soient accessibles pour une PME ou une TPE. Les principales offres du marché sont en effet très clairement orientées grands comptes. Zeendoc est fiable et accessible. La solution nous a permis de rentrer dans l’ère du numérique en toute sérénité. » Michel Raffalli, collaborateur du cabinet OTP.

La Solution

Chaque  collaborateur du cabinet reçoit préalablement un mot de passe et un login lui permettant d’accéder instantanément à l’espace Zeendoc créé pour OTP. Pour chaque client d’OTP qui le souhaite un accès est également créé. Les collaborateurs du cabinet réalisent pour ces clients une structure d’indexation de leurs documents correspondant à leurs spécificités : factures fournisseurs, pièces comptables, pièces administratives, banque, etc. 

Le clients intègrent eux-mêmes leurs documents dans Zeendoc par scan ou par glisser-déposer. Grâce à son système de lecture intelligente, la solution effectue une reconnaissance automatique du document et assure également une reconnaissance plein texte. Il ne reste plus alors qu’à compléter, ou parfois simplement valider, l’indexation initiée par le système de lecture intelligente de Zeendoc au sein d’un formulaire de classement entièrement paramétrable et disposant de nombreuses fonctions semi-automatiques de saisie et d’identification des informations clés. Ainsi le temps passé à la saisie manuelle de donnée, activité à très faible valeur ajoutée pour OTP, est réduit de 40 à 50%. Côté clients, l’efficacité et la facilité d’utilisation de la solution a par ailleurs poussé nombre d’entre eux à étendre l’utilisation de Zeendoc hors des besoins comptables, notamment pour leurs dossiers clients, documents des ressources humaines ou gestion du courrier.

Un accès immédiat aux données 

Les collaborateurs tout comme les clients du cabinet peuvent accéder à ces données via le moteur de recherche de Zeendoc. Le classement par index permet de répondre à l’ensemble des besoins de recherche de ces utilisateurs. 

« Auparavant la recherche de documents pouvaient s’avérer très fastidieuse. En effet, à titre d’exemple, retrouver une pièce manquante à partir d’un montant donné peut être très complexe voir impossible. Les choses sont désormais beaucoup plus simples. Avec un moteur de recherche plein texte, Zeendoc nous permet de retrouver plus facilement tout type de document. Dès lors le gain de temps nous permet d’être plus disponibles pour nos clients, » explique Michel Raffalli.

Des pièces comptables 100% Cloud

Les différentes informations liées à la comptabilité des clients du cabinet OTP sont désormais stockées sur les serveurs distants de Zeendoc, tous localisés en France. Ces données sont dès lors entièrement sécurisées et accessibles depuis n’importe quel poste de travail. Un bénéfice double : les clients du cabinet disposent désormais d’archives virtuelles qu’ils peuvent exploiter dans le cadre de leur comptabilité ainsi que pour d’autres tâches administratives ; le cabinet OTP travaille à distance et accède en temps réel aux informations dont il a besoin. 

Bénéfice client

La numérisation pour le cabinet de plusieurs milliers de pièces comptables

Les clients du cabinet possèdent également leur propre archivage numérique

Le stockage distant de ces archives dans un Datacenter sécurisé  

Un gain de temps de 40% à 50% lié à :

1. la réduction massive de la saisie manuelle des données comptables 

2. l’accès immédiat aux données via un système de recherche intelligent

La possibilité de consulter ces données depuis n’importe quel poste de travail

« Les bénéfices du Cloud sont considérables. Nous souhaitons en effet pouvoir offrir à nos clients une solution simple d’utilisation qui leur permette de gagner en productivité. Notre technologie est accessible à toutes les TPE et PME qui souhaitent franchir le pas de la virtualisation et entrer dans l’univers de la collaboration distante. Jusqu’à présent ce type de solution était inaccessible pour ces entreprises. Les choses sont désormais différentes et c’est un des points forts de notre approche, » explique Jean-François Guiderdoni, Directeur Commercial, Zeendoc.

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