Dans un contexte de maîtrise des dépenses publiques, pour automatiser les processus et optimiser les coûts liés aux déplacements des agents dans les ministères l’Etat s’équipe de la solution Chorus Déplacements Temporaires avec Concur .
Concur®, leader du marché des services intégrés de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais avait remporté en 2011, l’appel d’offre public portant sur la fourniture et la mise en œuvre d’une solution de gestion des déplacements temporaires interfacée avec CHORUS.
Chorus Déplacements Temporaires permet le traitement de bout en bout et sans rupture via un flux dématérialisé de l’ensemble du cycle de gestion des déplacements temporaires : ordres de mission, réservations en ligne, états de frais, facturation centralisée, connexion avec les agences de voyage, jusqu’à l’intégration aux outils comptables de l’Etat pour les remboursements des frais
Ce projet interministériel est piloté par l'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE). Son objectif consiste à déployer la solution auprès des ministères incluant leurs services déconcentrés, représentant environ 2 millions d’états de frais par an.
Aujoud'hui Concur annonce le succès d’une phase importante du projet interministériel de déploiement de la solution Chorus Déplacements Temporaires dans des services pilotes au Ministère de la culture et de la communication, d’une part et au Ministère de l’agriculture, de l’agroalimentaire et de la forêt d’autre part.
Contexte et enjeux du projet Chorus Déplacements Temporaires
Les dépenses liées aux déplacements et indemnités représentaient en 2008 13% des dépenses liées aux achats de fonctionnement de l’Etat.
Les travaux d’urbanisation du SIFE réalisés par l’AIFE ont mis en évidence l’hétérogénéité, et parfois l’obsolescence des outils informatiques y afférant. Le parc applicatif ne rassemblait pas les conditions de performance fonctionnelle et d’interopérabilité, nécessaires à l’instauration d’une stratégie d’achat optimisée au niveau de l’Etat et à la généralisation de procédures dématérialisées pourtant sources de gains immédiats.
Ce constat a conduit l’AIFE et le SAE (Service des Achats de l’Etat) à étudier l’intérêt économique de l’acquisition d’une solution interministérielle de gestion des déplacements temporaires.
En s’équipant d’un outil commun (Chorus Déplacements Temporaires), l’Etat s’affranchit de la complexité induite par la multiplicité d’applicatifs et son corollaire de pratiques et d’habitudes. Dès lors, il devient possible d’affirmer des objectifs de dématérialisation totale et d’interopérabilité avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le processus : les agences de voyages et autres fournisseurs ainsi que la gestion des interfaces indispensables avec Chorus.
Les caractéristiques essentielles du projet et de la solution Chorus Déplacements Temporaires
– L’interopérabilité des systèmes
Chorus Déplacements Temporaires constitue le cœur de métier de la gestion des déplacements temporaires (gestion de la base des missionnés, ordre de mission, réservation en ligne, états de frais, mise en œuvre de la politique voyage, intégration des factures et contrôles des dépenses de déplacement, reporting analytique).
– Le respect de contraintes de sécurité fortes
L’intégration des Règles de Gestion de Sécurité (RGS) est une composante essentielle du projet. Concur a mis en place les moyens nécessaires pour répondre aux exigences fortes imposées par le RGS relatives à la sécurité des données et des flux.
– Un projet innovant et précurseur
Ce projet complexe de définition d’un socle commun à l’ensemble des pratiques dans les ministères a été mené par l’AIFE avec les équipes de Concur dans un calendrier contraint compte tenu des impératifs de démarrage des pilotes. La solution Chorus Déplacements Temporaires permet à chaque ministère d’ajouter à ces fonctions communes ses spécificités notamment en matière de règles indemnitaires et de circuit de validation.
Les phases clés du projet Chorus Déplacements Temporaires
La phase 1 du projet a consisté à définir avec l’AIFE et des représentants des ministères un socle fonctionnel et technique unique correspondant aux besoins communs de l’ensemble des ministères et aux règles de gestion des déplacements des agents ainsi qu’aux exigences de Chorus, l’outil comptable de l’Etat, en matière de gestion budgétaire et comptable. Cette première phase a vu son aboutissement début 2012.
La phase 2 du projet a consisté à mettre en place la solution sur deux ministères pilotes à partir des règles définies dans le socle commun. Le premier pilote du projet, le Ministère de la culture et de la communication, a démarré le 12 juillet, le deuxième, celui du Ministère de l’agriculture, de l’agroalimentaire et de la forêt, le 7 septembre.
La phase 3 du projet, est lancée. Elle consiste à enrichir les fonctionnalités offertes, notamment en matière de facturation centralisée, gestion des ordres de missions permanents, paiements à l’étranger et poursuite de la dématérialisation des pièces justificatives.
Le phase 4 s’échelonnera sur 2013 et 2014, et consistera dans le déploiement de la solution dans sa version enrichie sur les autres ministères, incluant leurs services déconcentrés.
Ce projet a permis d’élaborer un cadre pour la dématérialisation des opérations effectuées par les agences de voyages et en particulier avec le ROP (Relevé d’Opérations).