Retour d’expérience Mairie de Coti-Chiavari
La Mairie de Coti-Chiavari compte une équipe administrative de 7 personnes prenant en charge une population allant jusqu’à 4500 personnes en haute saison. Elle est implantée en Corse du Sud et comprend le village de Coti et Acqua Doria.
Lancée en 2011 par les Dirigeants de Sages Informatique, Charly Delsol et Mathieu Donzel, Zeendoc est une solution start-up développée près d’Ajaccio.
Historiquement, le cœur de métier de Sages Informatique est la sauvegarde de données à distance (dont elle était un des pionniers en France au début des années 2000) et la numérisation et valorisation documentaires. Cette solution est proposée en mode SaaS (Software as a Service) et a bâti sa réputation sur la combinaison gagnante d’un environnement utilisateur ultra-simplifié et des capacités totalement innovantes de classement et recherche dynamique des documents. L’offre est commercialisée uniquement en indirect.
Problématique
Jusqu’en 2009, la Mairie de Coti-Chiavari était confrontée à de nombreux problèmes de traitement des données. Les archives prenaient une place considérable au sein de l’espace administratif et retrouver un document précis relevait d’une réelle difficulté. Le traitement du courrier en particulier représentait un processus très lourd. Il fallait numéroter, tamponner, annoter et classer chaque pli. De même, la phase annuelle de déplacement des archives vivantes vers les archives mortes était pénible pour cette petite équipe administrative.
Le choix
La Mairie de Coti-Chiavari envisage alors une première étape vers la virtualisation. Cependant, chaque numérisation générait un courrier qu’il fallait également numériser. C’était un problème sans fin.
Le maire de Coti-Chiavari, dans son désir de moderniser les processus internes, fait alors appel à Zeendoc qui avait auparavant mis en place le système de sauvegarde des données de la Mairie. C’est dans ces circonstances que Zeendoc propose à l’infrastructure sa solution de Gestion Electronique de Données 100% Cloud.
Solution et mise en oeuvre
Depuis janvier 2010, Zeendoc permet à la Mairie de Coti-Chiavari de centraliser tous les courriers postaux et mails dans un seul et même espace. Les courriers partent directement sur la plateforme Zeendoc à partir de l’appareil qui les numérise, un simple scanner de bureau et parfois la photocopieuse multi-fonction.
Dorénavant, le personnel du service administratif de la Mairie n’a plus qu’à ouvrir, trier en ligne les documents reçus. Zeendoc s’occupe du reste ! Alors que le traitement du courrier prenait quotidiennement 1 heure et demie de temps aux salariés, cette tâche s’effectue aujourd’hui en un quart d’heure.
Zeendoc permet l’envoi postal des courriers directement depuis la GED. Il suffit de choisir son destinataire et le mode d’envoi souhaité (pli simple ou recommandé). La demande est transmise à un partenaire de Zeendoc qui prend l’envoi en charge.
Alors qu’en 2012 l’expédition des courriers postaux représentait 10 000 euros de budget pour la Mairie en divers frais d’affranchissement, cartouches, timbres, papiers à en-tête et enveloppes, les équipes de la Mairie envisagent aujourd’hui d’utiliser Zeendoc pour accomplir cette tâche. Les estimatifs financiers montrent que les frais seraient alors divisés par 4.
Une augmentation de l’efficacité
Après numérisation, le logiciel effectue une pré-indexation des documents qui n’a plus qu’à être validée par l’utilisateur. Zeendoc permet de créer des espaces personnels pour chaque usager et génère en parallèle une page générale avec tous les courriers. En effet, Zeendoc crée quotidiennement un espace réunissant les courriers entrants et sortants. De même, système d’accréditation est en place pour accéder aux documents plus confidentiels.
Si l’utilisation de Zeendoc permet un gain de temps considérable lors de l’indexation des courriers, il offre également une augmentation de l’efficacité. Tous les documents sont sur une seule et même plateforme ce qui optimise l’organisation du travail des équipes. De plus, Zeendoc permet une excellente traçabilité des documents en générant un historique pour chaque pièce. L’utilisateur peut donc facilement retrouver son document en effectuant une simple recherche par mot-clé, numéro, année, classement, personne en charge, statut du courrier ou même texte inclus dans le document…
Pour chaque action effectuée sur l’espace Zeendoc, les fonctionnalités permettent de mieux s’organiser et d’établir une traçabilité sans avoir à mettre en place un processus compliqué : par exemple, suivre le statut de traitement par action et personne en charge, superviser les délais de traitement des courriers (notamment dans le cadre de la charte de qualité Marianne).
Une prise en main facile et intuitive
Quand la Mairie de Coti-Chiavari a validé son choix d’installer la solution GED, les équipes de Zeendoc se sont déplacées pour évaluer le niveau des utilisateurs et répondre à leurs préoccupations. La crainte des équipes a très rapidement été levée. En effet, la mise en place de la solution a été très simple et la prise en main s’est faite de façon rapide et intuitive même pour les moins férus d’ordinateur et d’informatique.
De plus, la solution est personnalisable en fonction des besoins des utilisateurs et s’adapte ainsi à leur niveau de connaissance et de besoins en fonctionnalités.
Les archives que l’équipe administrative se devait de conserver à proximité sont aujourd’hui prises en main par un prestataire d’archivage que l’éditeur était à même de recommander au sien de son réseau de partenaires en numérisation. L’adoption de la solution GED de Zeendoc offre donc également un gain d’espace considérable.
Des documents administratifs 100% Cloud
La solution repose sur un stockage et une utilisation des données 100% Cloud, hébergées en France. Les documents sont donc accessibles depuis n’importe quel lieu connecté à internet.
De plus, l’utilisation de la solution Zeendoc a tellement apporté aux équipes de la Mairie lors de l’étape d’indexation des courriers que son utilisation a été généralisée au traitement de tous les documents internes (expropriation, cadastre, renouvellement de pièces d’identité, circulaires internes…).
«Les bénéfices du Cloud sont considérables. Nous souhaitons en effet pouvoir offrir à nos clients une solution simple d’utilisation qui leur permette de gagner en productivité. Notre technologie est accessible aux plus petites collectivités qui souhaitent franchir le pas de la virtualisation et entrer dans l’univers de la collaboration distante. Jusqu’à présent ce type de solution était inaccessible pour ce type de structures. Les choses sont désormais différentes et c’est un des points forts de notre approche, » explique Jean-François Guiderdoni, Directeur Commercial, Zeendoc.
Bénéfice client
– La dématérialisation pour la mairie de plus de 7000 documents par an
– Un gain de temps de plus de 80% lié à:
- a réduction massive du temps destiné au traitement du courrier
- l’accès immédiat aux données via un système d’indexation intelligente
– Une facture d’envois postaux divisée par 4
– Un gain d’espace inhérent à la virtualisation des données
– La possibilité de consulter ces données depuis n’importe quel endroit connecté
«Aujourd’hui, nous avons généralisé l’utilisation de la GED. C’est formidable ! Plus rien ne se perd car tout est dans le circuit. Nos informations sont accessibles de partout ce qui est très utile lors de nos déplacements. De plus, la prise en main de la plateforme est particulièrement facile et intuitive. Zeendoc nous apporte une solution réellement adaptée aux services des collectivités ce qui n’était pas le cas des autres offres du marché. » Jean-Pierre Rachelli, Attaché Territorial à la Mairie de Coti-Chiavari.