Prodimed gagne en performance avec iPerfony

Prodimed devait améliorer la traçabilité de ses décisions et augmenter la sécurité des données partagées en réunion. Pour faire face à cette problématique, Prodimed a fait appel à Perfony.


La réunion est un outil de management qui permet de renforcer la cohérence entre la stratégie et son exécution au travers du pilotage des plans d’actions menés par les équipes opérationnelles.

Créée en 2011, Perfony développe et commercialise iPerfony, une solution qui permet aux entreprises de réduire les coûts de coordination de tous leurs projets. Cette solution est le résultat de l’alliance de la performance du Cloud computing et des principes d’un système de gestion opérationnel.

Prodimed est un acteur international qui exporte, en Europe, en Asie et aux Etats-Unis, des dispositifs médicaux à usage unique. Commercialisant ses produits sous trois marques, CCD International, Plastimed et Oneshot, Proximed répond à la demande d’acteurs de la santé dans des domaines variés (gynécologie, procréation médicalement assistée, soins intensifs, chirurgie vasculaire, instrumentation chirurgicale en inox). Les produits sont soumis aux normes réglementaires ISO 9001, ISO 13485, FDA (Etats-Unis) et de la SFDA (Chine).

Problématique

Pour les acteurs opérant dans des secteurs soumis à une réglementation stricte, l’efficacité des réunions et la traçabilité des actions qui y sont décidées sont primordiales. C’est le cas de Prodimed qui commercialise des dispositifs médicaux à usage unique tant en Europe qu’en Asie et aux USA.

La société recherchait une solution pour piloter les plans d’actions de manière simple et claire. L’enjeu de Prodimed était d’améliorer l’accessibilité et la transparence des données partagées en réunion : Il fallait que ces données soient disponibles immédiatement, en toute sécurité et en toute confidentialité

« Dans le secteur hautement réglementé qu’est l’industrie médicale, la traçabilité et la qualité de la production sont prépondérantes. Nous voulions améliorer la traçabilité des données et des procédés tout en répondant aux contraintes des normes réglementaires européennes et internationales, »explique Philippe Hemeray, Directeur Général de Prodimed.

Solution et mise en oeuvre

Une problématique que la solution innovante en mode Saas, iPerfony, permet de résoudre.

Jusqu’ici les données étaient traitées d’une manière rigoureuse mais leur suivi pouvait être amélioré. L’essentiel des échanges d’informations, souvent sous format Word, était réalisé par emails. Le suivi des projets et des données pouvait sembler parfois opaque voire complexe.

En juillet 2011, la solution iPerfony est mise en place. Simple d’utilisation, l’outil a été rapidement intégré par les salariés. Il est utilisé par l’ensemble des collaborateurs des deux sites de Prodimed.  Aujourd’hui, l’acteur fait un état des lieux de son fonctionnement : les actions sont catégorisées par domaines d’activités ; la confidentialité et la sécurité des données sont conservées car iPerfony permet d’effectuer le suivi des actions et des décisions ; entre 10% et 30% de temps gagné sur le temps en réunion. L’outil de collaboration a permis d’évaluer et de visualiser instantanément la performance de la réunion une fois terminée, selon des critères très simples.

Bénéfices

Après 18 mois d’utilisation, la société améliore la traçabilité de ses actions dans un secteur strictement réglementé.

• Amélioration de la traçabilité des données échangées en réunion,

• Disponibilité immédiate de celles-ci en toute sécurité et en toute confidentialité,

• Suivi des actions et des décisions entre deux réunions,

• 10 à 30 % de temps gagné sur le temps de réunion.

«  Les actions étaient déjà structurées, mais compte tenu du niveau d’exigence auquel nous sommes soumis, nous disposions encore d’une marge d’amélioration. Si le nombre de réunions n’a pas diminué, elles sont aujourd’hui mieux préparées. iPerfony permet de diffuser en amont l’ordre du jour et le compte rendu est disponible immédiatement après la réunion. Préparés en amont, nous respectons le temps imparti et chacun peut mesurer l’efficacité de ses actions. Nous avons abandonné l’utilisation de Word et des emails pour partager les données entre les réunions », souligne Philippe Hemeray, Directeur Général de Prodimed.

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