Habitat 76 en avance sur les usages

Principal bailleur de la Seine Maritime, l’office public HLM Habitat 76 gère 28 000 logements dans 150 communes du département. Il emploie 1 000 salariés dont les gardiens d’immeubles, baptisés « responsables de site ». Son projet : utiliser le cloud pour faire de la « démat’ à tous les étages ».

Habitat 76 veut faire gagner du temps à tous – locataires, salariés et entreprises d’entretien et de maintenance –  et réduire ses coûts d’impression et ses frais postaux. Le coffre-fort s’impose naturellement aux yeux des décideurs de l’OPH au moment où l’administration fiscale réussit à convaincre des millions de français de déclarer leurs revenus sur Internet. Utilisateur des solutions de l’éditeur Sopra, Habitat 76 a fait appel à Prologue pour la réalisation de son projet de dématérialisation dans le cloud et au coffre-fort numérique de Digiposte, filiale de La Poste.

L’ambition

Le projet se décline en 4 axes : la dématérialisation des avis d’échéance à destination des locataires, les bulletins de paie des salariés de l’entreprise, l’autofacturation des travaux sous-traités et le traitement des courriers sortants. Ce 4ème axe n’ayant pas encore été réalisé, il n’en sera pas question ici.

Ces trois sous-projets suivent tous un processus similaire. Habitat 76 produit un flux d’informations qu’il transmet à Prologue. Celui-ci le transforme en .pdf puis le dépose dans un coffre-fort numérique. Si le destinataire ne possède pas de coffre-fort, le document est imprimé et distribué par l’Imprimerie Nationale.

L’avis d’échéance

Il faut que le locataire accepte de créer son coffre-fort, mais rien ne l’y oblige et c’est là que le bât blesse. Le programme a été lancé en janvier 2014. A ce jour, seuls 600 des 28 000 locataires possèdent un coffre-fort. Une misère qui appelle plusieurs questions : a-t-on mené une enquête auprès des locataires avant de lancer ce genre de programme ? Et une fois la décision prise, quelle campagne d’information et de sensibilisation a été engagée ?

Réponse : aucune enquête préalable n’a été réalisée sur la maturité des locataires vis-à-vis du cloud et de la notion de coffre-fort numérique. La campagne d’information est passée notamment par les gardiens d’immeuble et le mailing n’a pas été très efficace. Dommage, car comme le souligne Alain Brosset, le sous-directeur des systèmes d’information d’Habitat 76, les solutions de Prologue et de Digiposte ne sont nullement en cause.

Le bulletin de paie

Là également, pas de déploiement réussi sans l’accord des salariés, qui n’ont pas d’obligation de créer un coffre-fort numérique. Dans ce cas, le résultat est plus prometteur que dans celui des locataires. Lancé en juillet 2014, 15 % des salariés ont franchi le pas. Compte tenu de la longue période des congés, Alain Brosset reste assez optimiste même s’il admet que la majorité de ses collègues sont attachés au papier lorsqu’il s’agit de bulletin de paie.

L’autofacturation

Cela consiste pour Habitat 76 à éditer les factures des sous-traitants. Cette approche est rendue possible par le fait que le bailleur stocke ses commandes de ses sous-traitants et sait ce qu’ils ont réellement exécuté. Et là, gros avantage par rapport aux deux expériences précédentes, les sous-traitants n’ont pas le choix ! Avantage pour eux : la solution Prologue leur transmet un flux XML qu’ils peuvent intégrer facilement à leur comptabilité. Cette phase vient juste de démarrer et sera achevée courant 2015.

Conclusion d’Habitat 76 : même dans le cloud, il faut donner du temps au temps et savoir bien accompagner les changements d’usages.

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