Direct Energie confie à Esker la gestion de ses factures fournisseurs

Direct Energie, troisième acteur français de l’électricité et du gaz né de la fusion entre Poweo et Direct Energie, a confié à Esker la dématérialisation de ses 7 500 factures fournisseurs annuelles afin de rationaliser son système informatique et sécuriser ses processus internes.

Problématique

Le groupe Direct Energie est aujourd’hui le troisième acteur français de l’électricité et du gaz ; il a déjà acquis et fidélisé plus d’1,1 million de clients sur le marché de masse (863 000 clients en électricité et 237 000 en gaz, résidentiels et professionnels).

Evoluant dans un  secteur d’activité particulièrement sensible,  la  fourniture d’électricité, Direct  Energie a  souhaité remettre à plat et rationaliser l’ensemble de ses processus métiers suite à la fusion entre Poweo et Direct Energie. La hausse de son activité et donc du volume de documents comptables a également entraîné une complexification de la gestion des factures fournisseurs en termes de traçabilité et de sécurisation des échanges.

Initialement, les 7 500 factures fournisseurs reçues annuellement arrivaient au format papier pour être saisies puis remises dans un parapheur aux opérationnels pour validation. Une fois toutes les signatures recueillies, les factures étaient retournées au service comptabilité qui se chargeait de les envoyer en paiement puis de les archiver.

Solution et choix

En août 2013, Direct Energie a fait appel à Esker pour mettre en place un projet de dématérialisation de ses factures fournisseurs.

« La volonté de dématérialiser notre flux de factures fournisseurs est avant tout née de la nécessité de disposer de processus fiables et fluides. En effet, nos factures sont particulièrement sensibles et une mauvaise gestion des délais de paiement peut entraîner des répercussions importantes sur la trésorerie du groupe et la fourniture de l’énergie qui est le cœur de notre métier » explique Louis-Mathieu Perrin, directeur administratif et financier de Direct Energie.

Mise en oeuvre et bénéfices

Installée en moins de deux mois, la solution cloud d’Esker, entièrement intégrée à SAP, permet à Direct Energie d’avoir une vision instantanée de l’ensemble de son flux de factures fournisseurs, de la saisie à l’archivage.

Résultats:

  • Un temps de traitement divisé par deux : entre la réception de la facture et sa validation il ne s’écoule désormais plus que quelques jours là où auparavant 2 semaines étaient nécessaires ;
  • L’amélioration de la traçabilité : les factures et leur statut de validation sont accessibles par tous sur la plateforme Esker. Grâce à l’archivage électronique, elles restent disponibles à tout moment pour consultation ;
  • Une meilleure productivité : en gagnant du temps sur la saisie, les relances et la gestion des erreurs liées au traitement manuel, les comptables peuvent consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • L’amélioration de la relation fournisseur et de la trésorerie grâce à un meilleur respect des délais de paiement

« Grâce au SaaS, la solution Esker a pu être installée en moins de deux mois. Elle est aujourd’hui utilisée par plus d’une centaine de personnes au quotidien. Nous savons de manière très précise où et à quel stade de validation se trouvent nos factures et nous sommes également capables en quelques minutes de retrouver n’importe quelle facture archivée», ajoute Louis-Mathieu Perrin.

Désormais, la facture est numérisée et ses données sont capturées automatiquement. La personne en charge de la comptabilité fournisseurs valide les données reconnues qui sont ensuite intégrées dans SAP. Un workflow électronique de validation, élaboré en amont par des règles prédéfinies, est alors déclenché, demandant aux opérationnels de donner leur bon à payer. Une fois la facture validée, le paiement est débloqué dans SAP et la facture ainsi que le processus de validation associé, sont archivés.

« En plus de la convivialité de l’outil, c’est surtout ses capacités de reporting qui nous ont séduits. Un e-mail est envoyé tous les jours au service comptabilité, qui peut de ce fait suivre très précisément la liste des factures encore non approuvées. L’un des principaux avantages de cette solution est également d’avoir pu paramétrer de manière très fine le workflow de validation en fonction des centres de coût et du fournisseur », conclut Louis-Mathieu Perrin.

 

Top