La GSA utilise les solutions Appian dans un cloud public

L’agence fédérale américaine GSA (US General Service Administration), est le centre de service partagé de l’ensemble des agences fédérales américaines. Elle regroupe des services partagés tels que la gestion du parc immobilier, les achats, la logistique, les fournitures, l’informatique et les consommables, les RH, les voyages…

GSA FAS (Federal Acquisition Services) avait besoin d’améliorer son efficacité, d’automatiser ses processus de gestion des acquisitions et des achats afin de réaliser des économies substantielles et d’assurer la conformité aux règles des achats publics américains. L’agence souhaitait améliorer les échanges collaboratifs à travers des services cloud et Mobile pour ses fournisseurs et ses administrateurs pour gérer les achats publics et surveiller le budget et le pipeline ainsi que produire les rapports pour la conformité FAR (Federal Acquisition Report). Jusque-là, la planification des achats était réalisée de manière décentralisée et sans concertation entre les responsables budgétaires.

Acquisition Plans est le programme Appian qui a permis de moderniser la planification des achats, en apportant des fonctions de BPM et une gestion documentaire. Cette application a entièrement été bâtie dans le cloud Appian et propose une solution commune pour l’ensemble des responsables budgétaires et achats, plus de 300 fonctionnaires dans les bureaux centraux, plus de 11 niveaux d’approbation et un potentiel de plusieurs milliers de participants dans les agences fédérales. En intégrant de nouveaux processus et de nouveaux besoins métier et en proposant une plus grande transparence dans la collecte des données, les mesures de performance et le reporting, Appian couvre tous les besoins fonctionnels et permet une visibilité 360° sur tous les budgets et gère des règles complexes pour plus de 11 chaînes d’approbation.

Bénéfices

La solution a permis à GSA FAS de réaliser des économies substantielles sur les achats, d’éliminer les vérifications redondantes, de router automatiquement toutes les décisions vers les bons interlocuteurs et de prioriser les plans budgétaires. En outre, les documents et rapports sont aujourd’hui automatiquement générés, ce qui élimine les erreurs de saisie. Le processus est totalement intégré et s’appuie sur une base de connaissance et dles fonctionnalités analytiques indispensables à une gestion efficace des processus budgétaires. Le retour sur investissement est mesurable pour l’agence.

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