Starlog Conseil est un cabinet de conseil qui accompagne ses clients dans l’intégration de solutions ERP et de solutions de gestion de projets et de portefeuilles. L’entreprise existe depuis 2002 et réalise un chiffre d’affaires d’environ 3 millions d’euros. Starlog fait partie du groupe ERA, composé de 3 structures : Starlog Conseil, ERA informatique et Pragma. Chacune de ces entités a la capacité d’intégrer des solutions différentes. En décembre 2014, Nicolas Juillard, gérant de Starlog Conseil, a choisi un nouvel outil de gestion pour son entreprise : Fitnet Manager, un ERP en SaaS dédié aux sociétés de services.
En 2014, Starlog Conseil s’appuyait sur un progiciel de gestion intégré devenu obsolète et quelques tableaux Excel pour compléter le périmètre non couvert par l’outil. Nicolas Juillard tenait à débuter l’année 2015 avec une nouvelle solution ERP. En novembre, il a entrepris des recherches, avec l’idée d’implémenter une solution adaptée au métier de Starlog dans les plus brefs délais. La rapidité de mise en place de l’outil était donc un critère déterminant.
Concernant le périmètre fonctionnel de l’application, il fallait que la solution corresponde au mode de facturation des prestations d’assistance et de conseil. Nicolas Juillard souligne que « la facturation, dans notre métier, c’est le nerf de la guerre ». En effet, selon les projets, le mode de facturation peut-être au forfait, au temps passé, ou encore une hybridation des deux, la régie forfaitée. Par ailleurs, la solution choisie devait permettre le suivi des consultants, de leurs congés, de leurs temps passés, de leurs notes de frais, etc.
Dans un premier temps, Starlog Conseil a naturellement envisagé de s’équiper d’une solution proposée par Oracle, car le métier du cabinet de conseil est d’implémenter les solutions de cet éditeur. Rapidement, l’idée a été abandonnée : « malheureusement, ce sont des solutions qui, en terme de coûts d’implémentation comme de coûts de possession, ne sont pas simples à mettre en œuvre pour des petites structures comme la notre », note Nicolas Juillard, qui s’est alors mis en quête d’un ERP en SaaS, jugeant que ce mode d’utilisation correspondait d’avantage à son entreprise. Le groupe ERA affirme d’ailleurs la volonté d’externaliser ses applications dans l’avenir. Cela permettra de réduire les coûts de gestion et de bénéficier des mises à jour déployées par l’éditeur.
Enfin, il était nécessaire pour Starlog Conseil que le nouveau progiciel de gestion intégré soit souple et facilement paramétrable pour concorder le mieux possible avec le fonctionnement de la société. Cela impliquait une bonne appropriation par les collaborateurs, un enjeu primordial dans la mise en place d’un outil de gestion. Après une recherche sur Internet, Nicolas Juillard a découvert l’environnement de démonstration de Fitnet Manager. En « jouant » avec, il a constaté que l’application répondait à ses attentes : « en quelques heures passées sur la démo, j’ai pu valider que, effectivement, le périmètre que nous cherchions à couvrir (gestion des temps, des notes de frais, des modes de facturation, du suivi client avec ses contacts, etc.) était bien présent. J’ai pu voir que l’ergonomie de la solution était sympathique. C’est comme cela que j’ai découvert la solution et que nous avons enclenché le projet ». Non seulement la version standard de l’outil était pré-configurée pour les métiers de Starlog Conseil, mais Nicolas Juillard a aussi eu le sentiment que les paramétrages allaient être simples. En décembre 2014, il a signé pour Fitnet Manager.
La mise en place du progiciel de gestion intégré en SaaS a ensuite été très rapide. Le jour même de la signature, Starlog Conseil a reçu les accès à son environnement, ce qui représentait un avantage considérable pour Nicolas Juillard : « c’était important puisque cela signifiait que nous allions pouvoir démarrer notre implémentation immédiatement. Nous n’avons pas été contraints par une mise à disposition très longue ». L’équipe Starlog a ensuite pu gérer ses paramétrages de manière très rapide et pratiquement autonome. En effet, leur conseillère Fitnet n’a été sollicitée qu’en renfort, pour valider leurs choix et les conseiller. « Nous avons eu un échange de revue du paramétrage », explique notre interlocuteur. « Nous avions un certains nombre de questions. Le paramétrage, en dehors de la saisie des données, qui prend un peu plus de temps car elle est liée au volume, a nécessité deux jours cumulés en étant très large. Je pense que nous avons même mis moins de temps. C’est très instinctif, ça se fait très très rapidement. Un pré-paramétrage est réalisé et proposé, qui nous correspondait relativement bien ».
Si pour Nicolas Juillard l’utilisation de Fitnet Manager a été tout de suite très naturelle, ses collaborateurs l’ont eux aussi facilement adopté : « pour les consultants, la prise en main a été immédiate. J’ai été bluffé parce que lorsque j’ai donné l’accès à l’application aux consultants, j’ai eu seulement quelques retours sur la vingtaine de consultants et ils étaient positifs. J’ai eu très peu de questions ». Selon le gérant de Starlog Conseil, l’accès à l’application mobile Fitnet a facilité l’appropriation de l’outil par les consultants. L’application Fitnet Apps leur permet de saisir les temps, les congés et les notes de frais facilement, depuis n’importe où et à n’importe quel moment.
Après bientôt deux mois de gestion du back office avec Fitnet, Nicolas Juillard dresse le bilan des bénéfices de l’application. Le premier constat, immédiat, est que la solution centralise l’ensemble des données de gestion pour un traitement plus fluide. « J’ai pu intégrer de nombreuses choses dans l’application et ne plus avoir de suivi externe », souligne-t-il. « Auparavant, nous gérions les achats en marge, dans un fichier Excel. Les factures des sous-traitants étaient également gérées dans un fichier Excel, à la main. Aujourd’hui, tout est natif dans la solution. Nous avons éliminé tous les fichiers Excel et c’est une très bonne chose ! Par rapport à la couverture de notre ancienne application, la seule chose qui n’est pas reportée dans Fitnet, c’est la gestion des CV (administrés sous Word). Nous allons même déployer la gestion des compétences de Fitnet ».
En outre, un ERP se doit de générer des gains de temps, au-delà de la performance de l’outil. Fitnet Manager est axé sur l’expérience utilisateur : le but est de rendre l’utilisation de l’outil logique et naturelle. Nicolas Juillard confirme « Je me suis amusé – et ça a un intérêt économique pour moi – à projeter le temps gagné avec l’outil : en termes de suivi des missions des collaborateurs, nous n’avons pas forcément gagné en temps, mais nous avons a gagné en précision […] En revanche, nous avons gagné de l’ordre d’une semaine de travail pour un mois donné dans la gestion de l’administration ». Selon le gérant, la facturation est beaucoup plus rapide. Alors que l’ancien processus du cabinet de conseil nécessitait plusieurs étapes fastidieuses, quelques clics suffisent maintenant : « dans Fitnet, tout est automatisé. La personne saisit ses temps et on peut visualiser la facture prévisionnelle. Puis, on valide et la facture est prête. […] Il est même possible de l’envoyer par mail ». Enfin, Starlog Conseil a gagné du temps dans ses échanges avec son cabinet comptable, grâce aux exports prévus dans l’outil. Nicolas Juillard conclut : « le retour sur investissement est très positif ! ».