Le Grand Hyatt Cannes Hôtel Martinez améliore la performance de ses réunions

Pour le Grand Hyatt Cannes Hôtel Martinez, la performance des réunions était un sujet clairement identifié. En quête d’excellence, l’établissement a mis en place de nombreux processus en ce sens, pour finalement adopter iPerfony.

Avant de faire appel à Perfony, le Grand Hyatt Cannes Hôtel Martinez avait déjà une dynamique de réunions de travail régie par le principe d’amélioration continue et par la recherche de l’efficacité. « Grâce à une formation sur l’animation de réunions, les collaborateurs avaient déjà l’habitude d’avoir des ‘rôles’ tournants : un gestionnaire du temps, un secrétaire de séance, un modérateur de la parole et un coach. Nous avions des feuilles de décision sous Excel pour suivre nos plans d’actions avec les informations essentielles (date de la réunion, détail des actions, responsable, délai de réalisation). Le système était relativement efficace. À la fin des réunions, un tour de table était réalisé pour donner à chacun l’opportunité de proposer des axes d’amélioration », confie Florence Gardrat, responsable qualité et développement durable au Grand Hyatt Cannes Hôtel Martinez.

Toutefois, ce système présentait des limites. Avec la multiplication des feuilles, il était devenu impossible de s’y retrouver. « Nous avions besoin d’un outil capable de nous fournir une visibilité en temps réel sur le plan d’actions. Nous cherchions également un système qui nous permette d’évaluer les réunions de manière globale et collective. Enfin, cet outil devait centraliser les informations et nous offrir un historique complet de l’évolution des actions (retards, reports, blocages) », explique Florence Gardrat. Pour franchir cette nouvelle étape, l’établissement a choisi d’adopter  iPerfony. La solution a été mise en place en octobre 2012.

L’implémentation a été réalisée de manière fluide et la solution été accueillie sans difficulté par les équipes. « Un membre de Perfony est venu au sein de nos locaux pour nous former à l’utilisation de l’outil. À l’issue de la formation, nous étions tous capables de prendre en main la solution en totale autonomie, à partir d’un espace qui était pourtant totalement vierge ! Si j’étais bloquée, un membre de l’équipe de Perfony était toujours réactif par téléphone et par e-mail pour répondre à nos questions », poursuit Florence Gardrat.

Les résultats sont là se félicite la responsable : « D’abord un gain de temps énorme, ensuite un gain d’efficacité car chacun sait ce qu’il doit faire et pour quand. Nous avons une bonne visibilité sur notre travail et une transparence sur l’avancement des dossiers. Nous avons aussi gagné en convivialité ».

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