Ces factures sont reçues par 23 sites de l’entreprise et le projet a nécessité moins de deux mois. Il fait appel à la solution de Yooz dans le cloud.
Créée en 1960, l’entreprise marseillaise Villages Club du Soleil évolue avec son temps : aujourd’hui le nouveau groupe acte sa fusion avec Renouveau Vacances et désormais, les deux opérateurs touristiques font route ensemble. Le groupe assure la gestion de 23 sites en France.
C’est dans ce contexte de rapprochement que Villages Club du Soleil a choisi de mettre en place des processus de gestion automatisés afin de traiter efficacement et industriellement le volume croissant de factures reçues. L’objectif était d’une part de gagner en productivité pour absorber le surcroît de volume de factures lié à la fusion, et d’autre part d’offrir plus de confort de travail aux équipes comptables.
Suite à une étude des solutions existant sur le marché et à une recommandation de l’intégrateur Absys Cyborg, la solution Yooz a été sélectionnée pour sa simplicité de mise en œuvre et son intégration avec l’environnement Sage. Un travail de paramétrage a dès lors été réalisé par les équipes de Yooz : définition des workflows de validation, interfaçage avec Sage et la GED pour l’archivage. Réalisée en moins de 3 semaines, cette étape a permis aux équipes des Villages Club du Soleil de lancer la mise en production opérationnelle en moins de deux mois.
Concrètement, un schéma de fonctionnement unique pour l’ensemble des entités a permis de mettre en œuvre un processus de traitement totalement automatisé. Ainsi, dès réception des factures, ces dernières sont numérisées, enregistrées dans Yooz et en fonction du montant et du type de facture reçue, différents circuits de validation sont lancés faisant intervenir des valideurs dans les établissements distants. Toutes les factures sont ensuite automatiquement comptabilisées dans le logiciel comptable puis archivées électroniquement.
Ce dispositif a permis d’accéder à une augmentation significative de la productivité des équipes comptables qui ont pu, à effectif quasi-constant, absorber une volumétrie importante de factures suite au rapprochement avec Renouveau Vacances.
« La plateforme Yooz a su nous apporter les gains opérationnels que nous recherchions dans le cadre de la transformation de notre groupe. Nous sommes désormais en mesure d’absorber rapidement un flux de plus de 3 000 factures mensuelles et d’en assurer le traitement dans une logique maitrisée et industrielle », déclare Jean-Paul Gourmelen, responsable comptable des Villages Club du Soleil.