Créée il y a 10 ans, Data4 opère 14 datacenters répartis sur 3 pays : la France, l’Italie et le Luxembourg, soit un nouveau datacenter tous les 9 mois. L’entreprise reste à taille humaine puisqu’elle emploie aujourd’hui une quarantaine de salariés sur l’ensemble de ses sites.
Bien évidemment, Data4 possède depuis sa création un outil de messagerie hébergé et une installation télécom filaire classique chez chacun des opérateurs historiques des 3 pays où elle possède des Datacenters. Elle utilise de plus en plus des services d’audio-conférence à la demande qui commencent à lui coûter cher. Les clients seraient aussi intéressés à entrer en contact avec Data4 grâce à un outil de vidéo-conférence. Enfin pour une organisation répartie en plusieurs sites comme celle de Data4, il devient important de mettre en oeuvre un service de vidéo-conférence bien adapté pour permettre aux équipes de mieux travailler ensemble.
Le besoin : Comment faire mieux travailler ensemble les équipes ?
La majorité des collaborateurs de Data4 travaille une partie de son temps en dehors de son bureau. Il lui faut donc trouver une solution de collaboration numérique souple, facile à installer sur tous les sites, simple pour les salariés nomades, et qui améliore l’efficacité de tous.
Dharman Sury, CFO de Data4 témoigne : « Nous nous intéressions au concept de communication unifiée qui nous permettrait de répondre à nos besoins sans avoir à gérer des infrastructures. Il nous fallait un ensemble de services réunissant : la voix, les données, la vidéo, de qualité suffisante et accessible depuis un seul numéro de téléphone. »
La solution Arkadin Total Connect
Data4 lance un appel d’offre au mois de mars 2016. Le choix d’Arkadin Total Connect est fait au mois de juin. Fin octobre, 80% des postes de travail ont été migrés.
Plusieurs facteurs ont été décisifs dans le choix d’Arkadin. Le tropisme de Data4 vis à vis des technologies Microsoft a été conforté par le fait que Lync (Skype Entreprise) soit au coeur de la solution. « Nous avons aussi été séduit par l’excellent accompagnement d’avant-vente d’Arkadin dès les premiers jours et qui a été constant jusqu’aux dernières phases de la mise en oeuvre. Data4 ne dispose pas d’une équipe informatique interne importante d’où la nécessité d’être accompagné de près par notre partenaire technologique. » précise Dharman Sury.
La migration des télécommunications a représenté la phase principale du projet. Les services téléphoniques fixes de chaque pays ont basculé vers la plateforme Skype for Business avec un numéro d’IP unique pour chaque collaborateur. Des tests ont été menés pour s’assurer que les accès à Internet disposaient d’une bande passante suffisante pour supporter la nouvelle charge.
Il a fallu également acquérir de nouveaux postes de communication IP en remplacement des postes fixes classiques, des pieuvres IP et des caméras pour chacun des sites. Les postes IP ont été livrés pré-configurés pour simplifier au maximum leur prise en main.
Toutes les opérations ont été réalisées par Arkadin. La seule difficulté rencontrée dans la mise en oeuvre est à imputer à l’un des opérateurs historiques dans la phase de migration de certains numéros de téléphone.
Quelque soit la qualité des solutions Arkadin, comme pour tout changement, leur acceptation par les utilisateurs a nécessité de la part de la direction de Data4 des efforts d’information et de formation. L’entreprise a choisi pour chacun de ses sites un « digital champion » maîtrisant Skype for business et capable de décoincer les difficultés d’adaptation initiales des utilisateurs. Data4 a complété ce dispositif par la distribution de petits guides pratiques et d’une newsletter présentant les trucs et astuces pour le bon usage des nouveaux services.
Les bénéfices obtenus : économie et souplesse
Les coûts de communication ont été divisés par deux. Ce résultat ne s’explique pas uniquement par la généralisation de l’IP et de l’offre Arkadin. Il s’explique aussi par le fait que Data4 utilise son propre réseau Internet qui relie ses centres de production pour ses communications et ses conférences.
L’enrichissement et la variété des services disponibles ont représenté un bénéfice sérieux : la voix, le chat et le partage d’écran, les conférences audio et vidéo, la communication permanente avec les commerciaux sur le terrain. Les collaborateurs nomades nombreux de Data4 apprécient de pouvoir retrouver, où qu’ils soient, leur environnement de bureau. Enfin, l’adoption de technologies comme celles fournies par Arkadin, renforce l’image de modernité de Data4 auprès de ses clients.
En savoir plus :
- Data4 : www.data4group.com
- Arkadin : www.arkadin.fr