Le client
Le groupe Feu Vert, fondé en 1972, détient les réseaux de centres-auto Feu Vert et Feu Vert Services et compte à ce jour 462 centres-auto en Europe. Le concept Feu Vert se déploie en succursales et en franchises pour optimiser le maillage territorial. Au total, près de 10 millions de clients en Europe font confiance aux enseignes du groupe. En 2016, Feu Vert présent en France, Espagne, Portugal et Pologne, compte environ 6 470 collaborateurs pour un volume d’activités HT de 750 M€. Alpha Private Equity Fund 6 (Alpha) est actionnaire de la société Feu Vert.
Le contexte
Le groupe Feu Vert a confié à Esker la dématérialisation de ses factures fournisseurs pour moderniser en profondeur sa comptabilité fournisseur, avec pour objectif de :
- Gagner en productivité
- Respecter les délais de paiement
- Améliorer ses relations fournisseurs
- Redonner de la valeur ajoutée dans le travail quotidien de ses comptables
La solution
Avec 2 200 fournisseurs et 430 000 factures annuelles d’achats de marchandises, de frais généraux et d’achats divers, le traitement manuel était chronophage, fastidieux et source d’erreurs pour les 20 collaborateurs du service comptable. En effet, l’équipe comptable travaillait auparavant de manière verticale avec une répartition du travail par tâche : saisie et rapprochement des factures, traitement des anomalies et des litiges, et gestion des fournisseurs. Depuis la mise en place de la solution, l’équipe comptable a retrouvé une vraie dimension humaine au quotidien, notamment grâce à la suppression de l’ensemble des tâches manuelles de saisie et la revalorisation de leur métier.
« Nous avons réalisé un travail de sensibilisation pour vendre en interne ce projet de dématérialisation des factures dont l’importance était cruciale à nos yeux. Notre choix s’est porté vers la solution Esker pour sa modularité contrairement aux autres solutions du marché qui ne permettent pas une flexibilité de mise en place. » Christophe Volay, Responsable comptable du groupe Feu Vert
Les bénéfices
Intégrée à l’ERP SAGE du groupe, la solution Esker a permis à Feu Vert de réaliser de nombreux bénéfices :
- 88% des factures ne nécessitent plus aucune intervention humaine
- Gain de 6 jours dans le traitement des factures (11 jours par an contre 17 auparavant)
- Amélioration de la relation avec les fournisseurs
- Absorption à effectif constant de l’augmentation de 15% du volume des factures due à des croissances externes
- Amélioration de la traçabilité et de la recherche des factures
- Modernisation de la fonction comptable, avec la montée en compétence des équipes qui peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée
- Passage de 60% à 80% de la circularisation des fournisseurs
Au-delà de la préparation des équipes internes, la mise en place de la solution a été également précédée par une communication auprès des fournisseurs pour qu’ils indiquent les numéros de commande sur leurs factures afin que la solution Esker puisse faire le rapprochement entre les documents.
« La solution de dématérialisation Esker a eu un effet très bénéfique sur le quotidien des comptables. Les fiches de postes ont été redéfinies avec des responsabilités par fournisseur et non plus par tâche, une nouvelle manière de travailler ensemble et non plus à côté pour remettre l’humain au cœur de notre métier ! » Alexandra Vlatkovic, Responsable comptable adjoint du groupe Feu Vert
En savoir plus : Dématérialisation des factures fournisseurs en mode Cloud