LE CLIENT
Créé en 1922, le Groupe CHÂTEL est un groupe familial spécialisé dans le transport et la logistique. Avec 4 implantations à Vire, Caen, Nantes et Le Havre, le Groupe CHÂTEL compte 600 salariés et a réalisé un chiffre d’affaires 2016 de 67 millions d’euros.
LE CONTEXTE
Avec ses 10 sociétés réparties sur 7 sites, le traitement des 20 000 factures fournisseurs annuelles du Groupe CHÂTEL, ETI familiale spécialisée dans le transport et la logistique, était devenu très complexe pour les 6 personnes du service comptable basées au siège social. Le Groupe a souhaité s’équiper d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs pour remédier aux difficultés rencontrées :
- Un manque de contrôle et de sécurité sur le processus d’enregistrement des factures,
- Un temps de traitement des factures trop long, qui pouvait retarder de 10 à 15 jours l’enregistrement des factures,
- Un manque de traçabilité en interne pour retrouver les factures et un manque de visibilité sur le circuit de validation,
- Une mauvaise répartition de la charge de travail.
UNE SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION INTERFACÉE AU SYSTÈME COMPTABLE CEGID
Le Groupe CHÂTEL a choisi la solution Esker qui s’interface parfaitement avec son ERP Cegid. Une redirection du courrier a été mise en place pour centraliser la réception des factures papier au siège social. Ce sont désormais les comptables, basés au siège, qui scannent les factures pour une comptabilisation à J+1. À ce jour 10% des factures arrivent directement par e-mail, évitant ainsi l’étape de numérisation. Un chiffre qui devrait augmenter dans les années à venir puisque le Groupe CHÂTEL s’emploie à sensibiliser ses fournisseurs à la facturation électronique.
« Grâce à la solution de dématérialisation des factures fournisseurs d’Esker, nous sommes passés d’une gestion artisanale à un processus fiable. Notre objectif était d’optimiser notre comptabilité fournisseurs, de gagner en efficacité et d’avoir un meilleur suivi et contrôle de l’ensemble du processus. » Mickaël Asseline, Directeur Administratif et Financier du Groupe CHÂTEL
LES BÉNÉFICES : ACCÉLÉRATION ET FIABILISATION DU PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS
Mise en place en 2014, la solution Esker a permis au Groupe CHÂTEL d’obtenir de nombreux bénéfices :
- Une accélération du traitement des factures qui se fait désormais quotidiennement,
- Des lettrages comptables et règlements effectués de manière hebdomadaire plutôt que quotidiennement,
- Une traçabilité de toutes les factures, avec possibilité de retrouver l’historique à tout moment dans Esker,
- La possibilité de créer des profils consultatifs notamment pour les commissaires aux comptes,
- Un gain de temps dans le circuit de validation qui compte une cinquantaine de valideurs et jusqu’à 6 niveaux d’approbation,
- Une gestion des bilans de fin d’année simplifiée, plus besoin de chercher dans les dossiers papier,
- Une meilleure gestion de la trésorerie grâce à la visibilité sur les décaissements,
- Une facilité d’accès grâce à l’application qui permet aux valideurs en situation de mobilité de gérer, valider et traiter leurs factures 24h/24 et 7j/7.
« Déployée en seulement 1 mois, la solution Esker a été prise en main très rapidement par les utilisateurs et les approbateurs qui avaient été préalablement formés en interne. La solution Esker est aujourd’hui devenue tout simplement indispensable au sein du Groupe CHÂTEL et nous ne pourrions pas revenir en arrière ! » Mickaël Asseline, Directeur Administratif et Financier du Groupe CHÂTEL
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