Au-delà des aspects techniques et innovants du projet, c’est l’accompagnement au changement qui a définitivement séduit la DSI et l’ensemble des élus et des agents, faisant de Stains le plus important déploiement d’une mairie sur l’environnement Google Apps.
Problèmatique : simplifier l’administration de la messagerie et réduire les coûts
En 2012, la mairie de Stains fonctionnait avec plusieurs serveurs de messagerie ainsi qu’un serveur BES pour les Blackberry. Elle a choisi d’externaliser ce service, mais il reste très lourd en termes d’administration, et aussi très coûteux : « notre équipe est composée de 6 personnes pour gérer l’ensemble de l’informatique de la mairie, qui compte plus de 850 utilisateurs. L’hétérogénéité de nos outils de messageries nous prenait énormément de temps, sans compter les problèmes de coupures et de pertes de messages. Ajoutez à cela un coût non négligeable,et les conditions étaient réunies pour nous amener vers un changement nécessaire », explique Dominique El Sayed, responsable du service des systèmes d’information de la mairie de Stains.
Choix
A l’issue d’un appel d’offres, la mairie décide de faire appel à GoWizYou, intégrateur de solutions Web et partenaire Google Apps certifié : « outre leur expertise pointue, leur réactivité a clairement fait la différence », ajoute Dominique El Sayed. Si aujourd’hui une cinquantaine de collectivités françaises ont basculé vers la plateforme Google Apps, en décembre 2012, elles se comptaient sur les doigts d’une main et le pari était alors osé.
Mise en oeuvre
Mi-décembre, le projet est acté et démarre aussitôt, avec des délais très courts : « nous avions à peine un mois pour migrer les 420 BAL que comptait alors la mairie de Stains. Un véritable challenge ! », se souvient Patrick Le Roux, co-fondateur et dirigeant de GoWizYou.
La migration s’est effectuée en 3 étapes :
1.- mettre en place le nouvel environnement Google auprès de l’équipe de la DSI et de quelques utilisateurs afin de valider les aspects techniques de la migration ;
2.- ouvrir l’application à un nombre plus important d’utilisateurs, sélectionnés au sein de chaque service et choisis pour leur adhésion initiale au projet ;
Durant ces deux premières phases, la plateforme d’origine a été conservée et tournait en parallèle.
3 – après validation de la migration par la mairie, le déploiement a été effectué en 4 semaines sur les 420 BAL des élus et agents de la ville. « Une opération délicate, les utilisateurs ayant chacun une manière bien particulière de classer leurs mails, mais nous avons réussi à tenir les délais et surtout à assurer la migration de manière parfaitement transparente et sans douleur pour les utilisateurs », ajoute Patrick Le Roux.
Le comité de direction de la mairie, composé du maire et de ses adjoints, est équipé de smartphones Android Samsung en remplacement des Blackberry.
Pour permettre à tous d’accéder à la messagerie, la mairie a installé des terminaux informatiques en accès libre dans chacun des 50 bâtiments de la collectivité, permettant ainsi à ses personnels mobiles, sans poste de travail fixe, de consulter et d’envoyer des messages à tout moment de la journée.
Accompagner le changement pour favoriser l’adhésion
En parallèle, dès la mi-janvier et jusqu’en avril, la mairie de Stains et GoWizYou a mis en place des sessions de formation de 20 personnes pour faciliter la prise en main de la nouvelle plateforme. L’adhésion a été immédiate et totale : « en 20 ans de poste à la tête du service informatique de la mairie de Stains, c’est le 1er projet pour lequel je rencontre une adoption aussi unanime et enthousiaste de l’outil. Sur 420 personnes, une seule s’est montrée réfractaire à la solution ! », note Dominique El Sayed. « Ceux qui le voulaient pouvaient même conserver en parallèle leur messagerie Outlook, mais en à peine quelques jours, tous les utilisateurs l’avaient abandonnée ».
Le projet élargi aux 430 personnels mobiles de la commune
La facilité d’utilisation et le faible coût de la nouvelle messagerie incitent très vite la DSI et la mairie de Stains à pourvoir l’ensemble des agents d’une BAL, ce qui n’était pas le cas auparavant : à l’été 2013, ce sont ainsi 430 utilisateurs supplémentaires et l’intégralité des agents de la mairie qui ont disposé d’une messagerie GoogleApps. Si la plupart des agents utilisent également les outils Google Drive, notamment pour tous les documents gérés en mode collaboratif, Microsoft Office a pour le moment été conservé, du fait de son interface avec les logiciels métier de la collectivité.
Bénéfices
« Avec l’appui de GoWizYou et grâce à cette nouvelle plateforme nativement collaborative, nous apportons à nos élus et à nos agents une nouvelle valeur ajoutée en termes de fonctionnalités et de capacités, avec un confort d’utilisation qu’ils n’avaient pas auparavant. Nous sommes aujourd’hui perçus comme un service porteur d’innovation, ce qui n’est pas souvent le cas d’une DSI », conclut Dominique El Sayed, qui enregistre un bénéfice concret en termes de management et de ressources humaines. Cela permet aux personnels de nettoyage, agents techniques, etc., d’avoir le même niveau d’information que les autres agents de la collectivité, mais aussi de remonter des informations en temps réel auprès de leurs responsables.
La messagerie est clé pour les élus, très souvent sur le terrain, comme l’indique Fabienne Tessier Kergosien, 1ère adjointe à la mairie de Stains : « les outils collaboratifs et mobiles Google Apps ont changé ma vie d’élue ». Enfin, l’outil offre simplicité d’usage et fonctions collaboratives à l’ensemble des utilisateurs, une capacité de stockage importante (30 Go pour chaque BAL), un gain de temps et de l’agilité pour l’équipe de la DSI, qui apprécie sa facilité d’administration et la disponibilité continue de la plateforme.