La mairie de Stains a réalisé le plus important déploiement d’une collectivité française sur l’environnement Google Apps, migrant l’ensemble de ses 850 boîtes aux lettres électroniques vers cette solution cloud. Ce projet, initié en 2012, répondait à plusieurs problématiques concrètes rencontrées par la municipalité.

Avant cette migration, la DSI de Stains gérait plusieurs serveurs de messagerie hétérogènes ainsi qu’un serveur BES pour les Blackberry. Cette infrastructure, bien qu’externalisée, restait très lourde à administrer pour une équipe de seulement six personnes. « L’hétérogénéité de nos outils de messageries nous prenait énormément de temps, sans compter les problèmes de coupures et de pertes de messages », explique Dominique El Sayed, responsable du service des systèmes d’information.

Suite à un appel d’offres, la mairie a sélectionné GoWizYou, intégrateur de solutions Web et partenaire Google Apps certifié, pour mener ce projet ambitieux. La migration s’est déroulée en trois phases principales, avec un calendrier particulièrement serré d’un mois pour les 420 premières boîtes aux lettres. Le déploiement a été réalisé de façon méthodique : d’abord auprès de l’équipe DSI et de quelques utilisateurs pilotes, puis à un groupe plus large d’utilisateurs sélectionnés dans chaque service, et enfin à l’ensemble des élus et agents.

Parallèlement, un important dispositif d’accompagnement au changement a été mis en place avec des sessions de formation pour faciliter la prise en main de la nouvelle plateforme. L’adhésion a été remarquable : « En 20 ans à la tête du service informatique de la mairie, c’est le premier projet pour lequel je rencontre une adoption aussi unanime et enthousiaste », souligne Dominique El Sayed.

Le succès de cette première phase a conduit la municipalité à étendre le projet aux 430 personnels mobiles qui ne disposaient pas auparavant de messagerie professionnelle. Des terminaux informatiques en accès libre ont été installés dans chacun des 50 bâtiments de la collectivité, permettant aux agents sans poste de travail fixe de consulter et d’envoyer des messages à tout moment.

Les bénéfices de cette migration sont multiples. Pour les utilisateurs, la solution offre simplicité d’usage, fonctions collaboratives et une capacité de stockage importante (30 Go par boîte mail). Pour les élus souvent en déplacement, comme Fabienne Tessier Kergosien, première adjointe, « les outils collaboratifs et mobiles Google Apps ont changé ma vie d’élue ». Pour la DSI, c’est un gain de temps considérable, une administration simplifiée et une disponibilité continue de la plateforme.

Cette migration a également eu un impact positif sur l’inclusion numérique au sein de la collectivité, permettant aux personnels de nettoyage et agents techniques d’avoir le même niveau d’information que les autres agents et de remonter des informations en temps réel à leurs responsables. Si la plupart des agents utilisent également Google Drive pour les documents collaboratifs, Microsoft Office a été conservé pour son interface avec les logiciels métier de la collectivité.